Nie da się ukryć, że e-mail odgrywa istotną rolę w komunikacji biznesowej głównie ze względu na to, że jest to jeden z ważniejszych kanałów komunikacji różnych firm zarówno z wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi podmiotami związanymi z biznesem. Poczta e-mail jest używana przez firmy do komunikowania się ze swoimi pracownikami i innymi członkami organizacji. Jest również używany jako środek komunikacji z klientami, dostawcami i innymi osobami niezbędnymi dla działalności firmy.
Włączenie w rolę poczty elektronicznej w komunikacji biznesowej polega na tym, że można go wykorzystać do podstawowej komunikacji w firmie. Kierownictwo może informować pracowników o wszelkich rodzajach informacji związanych z firmą, które chcą przekazać. Na przykład, jeśli w tygodniu ma się odbyć spotkanie firmowe, firma wyśle e-maile do zainteresowanych pracowników, informując ich o czasie, miejscu i celu spotkania. W przeszłości takie informacje były przekazywane za pośrednictwem listów, biuletynów i innych mniej popularnych środków komunikacji, ale wiadomości e-mail zastąpiły te kanały jako preferowaną metodę komunikacji. Jedną z zalet tej metody jest to, że jest ona natychmiastowa, co ułatwia dotarcie do jak największej liczby pracowników w jak najkrótszym czasie, a także to, że jest tania i redukuje bałagan papierowy.
Kolejną rolą poczty elektronicznej w komunikacji biznesowej jest jej wykorzystanie jako środka marketingu i promocji usług i produktów przez firmę. Większość firm wysyła do swoich klientów ukierunkowane wiadomości e-mail dotyczące wszelkich nowych produktów, zmian w istniejących produktach i innych rodzajów działań marketingowych, nad którymi pracują. Efekt tej roli poczty elektronicznej w komunikacji biznesowej koncentruje się również na jego wartości jako niedrogiego środka dotarcia do jak największej liczby klientów i konsumentów w najszybszy sposób.
Udostępnianie plików i innych form danych to również ważna rola poczty e-mail w komunikacji biznesowej. Firmy mogą wysyłać ogromne ilości informacji pocztą elektroniczną w sposób, który może nie być tak łatwy w przypadku zwykłej poczty. Na przykład firma może wysyłać zdjęcia i inne dane klientom, którzy dzwonią, aby zapytać o usługi firmy. Zakładając, że klient dzwoni do firmy ubezpieczeniowej z zapytaniem o jej produkty, agent przez telefon może poprosić o e-mail klienta w celu wysłania pakietów informacji, do których klient ma natychmiastowy dostęp. Wysłanie takiej paczki zwykłą pocztą może zająć kilka dni, w ciągu których potencjalny klient może zmienić zdanie lub poszukać innej firmy.