System zamówień to zazwyczaj system komputerowy przeznaczony do zarządzania procesem zamówień. Zaopatrzenie to termin używany do opisania działań zakupowych dla firmy lub organizacji. Istnieją dwa podstawowe typy systemów zaopatrzenia: zamówienia elektroniczne i zamówienia standardowe. Oba typy systemów są powszechnie dostępne i często wchodzą w skład oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) lub oprogramowania księgowego.
Chociaż udostępniane funkcje różnią się w zależności od oprogramowania, typowe narzędzie zaopatrzenia obejmuje zgłoszenia zapotrzebowania, zamówienia zakupu, przyjęcia towarów i przetwarzanie faktur. Oprócz tych podstawowych wymagań większość systemów zawiera szereg narzędzi do raportowania. Wbudowane procesy zatwierdzania, kontrole i narzędzia do zarządzania funduszami są zwykle standardem w większych produktach.
Podstawowa koncepcja zakupów polega na tym, że zaawansowane planowanie, harmonogramowanie i zakupy grupowe przyniosą oszczędności, wydajniejsze działanie biznesowe, a tym samym zwiększoną rentowność. Do zarządzania tym procesem wykorzystywany jest system zaopatrzenia, który zapewnia czas realizacji faktur, śledzenie całkowitych wydatków według rodzaju towaru, a także zobowiązania finansowe i zarządzanie przepływami pieniężnymi. Całkowite wdrożenie systemu zakupów zwykle powoduje znaczące zmiany w istniejącym procesie biznesowym, ponieważ system będzie wymagał wprowadzenia pewnych wewnętrznych mechanizmów kontrolnych i procedur.
Elektroniczny system zamówień jest również znany jako e-zamówienia. Terminem tym określa się oprogramowanie umożliwiające nabywcom dostęp do katalogów dostawców przez Internet, a także akceptowanie faktur elektronicznych. Kupujący wybierają swoje materiały, wskazują konta, które mają zostać obciążone zakupem oraz tworzą zlecenie zakupu w systemie księgowym. Wszystkie czynności związane z zakupami realizowane są w systemie elektronicznym, redukując papierkową robotę i zwiększając efektywność.
Elektroniczne przetwarzanie faktur pozwala wybranym firmom jeszcze bardziej usprawnić przeglądanie i zatwierdzanie faktur. Dane są następnie kierowane przez szereg zatwierdzeń online, zanim zostaną przetworzone do płatności w systemie księgowym. Ten rodzaj systemu zakupowego jest bardzo popularny w dużych firmach, gdzie obowiązują umowy zakupowe w celu zarządzania działalnością wydatkową. W przypadku tych firm skrócenie czasu personelu zajmującego się przetwarzaniem faktur zapewnia doskonały zwrot z inwestycji.
Standardowy system zakupów jest w pełni zintegrowany z pakietem oprogramowania księgowego, z którego korzysta organizacja. Cała aktywność zakupowa jest śledzona i zarządzana za pośrednictwem tego modułu, co pozwala firmie kontrolować wydatki i śledzić możliwości uzyskania większych oszczędności. Raporty, analizy i kontrole wewnętrzne są wbudowane w tego typu oprogramowanie i są zaprojektowane zgodnie z najlepszymi praktykami. Wdrożenie systemu zakupowego to jeden z najprostszych sposobów na poprawę efektywności operacyjnej.