Rolą retoryki w piśmie jest przekonywanie, inspirowanie lub imponowanie czytelnikowi. Pisarze zazwyczaj zdobywają zaufanie, budując wiarygodność wśród czytelników, przekazując zrozumienie powszechnych potrzeb i problemów. Typowe środki retoryczne używane w pisaniu obejmują opowiadanie historii, metafory, satyrę i humor. Prowadzenie szeroko zakrojonych badań jest warunkiem uzyskania wiedzy specjalistycznej i zdobycia wiarygodności w niektórych rodzajach komunikacji pisemnej. Ważnym elementem przykuwania uwagi czytelników jest również organizacja i struktura tekstu pisanego.
Skuteczne posługiwanie się retoryką w piśmie często wymaga najpierw zdobycia zaufania czytelników. Jeśli celem komunikacji pisemnej jest na przykład sprzedaż przedmiotu, pisarz może użyć szczerego tonu, który komunikuje zrozumienie potrzeb klientów. Podczas kampanii o urząd polityczny kandydaci zazwyczaj piszą w języku, który przekazuje wiedzę na temat dominujących kwestii. Pisemny apel członka społeczności do urzędnika samorządowego może mieć większy wpływ, jeśli zawiera sugestie, z których potencjalnie skorzystają wszyscy mieszkańcy miasta.
Retoryka w piśmie zwykle opiera się na wielu urządzeniach językowych. Opowiadanie historii, humor, metafory, porównania i ironia to powszechne środki retoryczne. Pisarz marketingowy może opowiedzieć historię, która ilustruje powód, dla którego dany produkt lub usługa są przydatne. Pisząc informację prasową, pisarz biznesowy może wykorzystać cytaty z liderów biznesu, aby przekonać czytelników o zaangażowaniu liderów w spełnianie potrzeb klientów. Autorzy komentarzy często używają ironii lub humoru, aby zilustrować, dlaczego dana polityka lub kandydat polityczny jest nieskuteczny.
Przekonujący wpływ retoryki w piśmie na ogół zależy od siły argumentów. Ważność punktu widzenia często zależy od tego, jak dobrze odnosi się do faktów i niuansów poszczególnych kwestii. Niektórzy pisarze angażują się w szeroko zakrojone badania, aby zrozumieć wiele perspektyw i kontrargumentów. Statystyki i dane ilościowe są często wykorzystywane przez pisarzy do wspierania argumentów i przekazywania zrozumienia złożonych problemów. Dzięki dokładnej dokumentacji i faktom istnieje zazwyczaj większa szansa, że czytelnicy zostaną przekonani do podjęcia działań lub zmiany opinii.
Skuteczna retoryka na piśmie wymaga również odpowiedniej struktury i organizacji. Powszechnym podejściem jest sformułowanie argumentu na początku pracy pisemnej w celu wyjaśnienia celu dyskursu. Podział złożonego tematu na piśmie poprzez podkreślenie jego najistotniejszych aspektów jest niezbędne do przeprowadzenia czytelników przez argument lub myśl. Dostarczenie solidnych argumentów na poparcie głównego apelu lub tezy jest również ważne dla przekonywania lub inspirowania czytelników.