Rachunkowość kasowa i rachunkowość memoriałowa to dwie podobne metody prowadzenia dokładnych zapisów księgowych. Chociaż te dwa podejścia mają wiele wspólnych aspektów, istnieją dwie kluczowe różnice, które odróżniają każdą metodę od drugiej. Zasadniczo różnica między rachunkowością kasową a rachunkowością memoriałową sprowadza się do sposobu, w jaki debety i kredyty są stosowane w procesie księgowym.
Aby zrozumieć różnicę, należy najpierw zdefiniować każdy rodzaj procesu księgowego. Rachunkowość kasowa, znana również jako rachunkowość kasowa, pozwala na rozpoznanie przychodu w momencie jego faktycznego uzyskania. Oznacza to, że zafakturowany dochód nie jest liczony jako składnik aktywów, dopóki płatność za fakturę nie jest faktycznie dostępna. To samo podejście stosuje się do debetów, w którym wszelkie poniesione wydatki nie są księgowane, dopóki nie zostaną zapłacone.
W przeciwieństwie do tego, rachunkowość memoriałowa ujmuje przychód w momencie jego uzyskania. W miarę fakturowania towarów lub usług faktury są księgowane i liczone jako aktywa. Pozostają w tym stanie, dopóki z jakiegoś powodu nie zostanie zaksięgowana wartość nominalna faktury. W podobny sposób wszelkie wydatki są również księgowane w momencie ich poniesienia lub otrzymania faktury za te wydatki i pozostają otwarte do czasu ich uregulowania.
Obecnie większość średnich i dużych firm polega raczej na stosowaniu metody memoriałowej niż na rachunku kasowym. Dzięki temu firma może na pierwszy rzut oka określić, ile gotówki jest w kasie, ile aktualnie czeka na zaległe faktury i jakie bieżące wydatki czekają na zapłatę. Jednocześnie wiele osób stosuje podejście kasowe do budżetu domowego, księgując dochody w momencie ich otrzymania i księgując płatności za wydatki, gdy są faktycznie wysyłane.
Małe firmy czasami nadal stosują podejście kasowe, co może skomplikować sprawy, gdy do małej firmy zwraca się inny podmiot wystawiony na sprzedaż lub połączenie z innym podmiotem korporacyjnym. Z tego powodu zawsze dobrze jest nie zakładać, że jest używana jedna lub druga metoda. Poświęcenie czasu na weryfikację zastosowanej metody wyeliminuje wiele zamieszania i nieporozumień na drodze.