Terminy reporter sądowy i stenograf są często używane zamiennie, chociaż w rzeczywistości istnieje między nimi kilka różnic. Ogólnie rzecz biorąc, oba zawody świadczą usługi dosłownej transkrypcji w celu przekształcenia dialogu mówionego w pisemne dokumenty prawne. W przeciwieństwie do stenografa, reporter sądowy często wykonuje dodatkowe obowiązki poza transkrypcją i może znaleźć pracę poza salą sądową. Kolejną różnicą między tymi dwiema pracami jest to, że reporter sądowy wymaga formalnego wykształcenia, a także licencji lub certyfikatu, podczas gdy zostanie stenografem nie.
Główną funkcją zarówno protokolanta sądowego, jak i stenografa jest przepisywanie, słowo w słowo, toczącej się dyskusji, np. podczas posiedzenia czy rozprawy sądowej. Transkrypcje muszą być dokładnymi i kompletnymi dokumentami prawnymi, które można następnie przekazać sądowi lub opinii publicznej. W niektórych przypadkach dialog jest transkrybowany w czasie rzeczywistym, podczas gdy w innych jest nagrywany za pomocą sprzętu audio, a następnie zapisywany później. Aby pomóc w transkrypcji, często używa się maszyny do stenotypu, aby szybko wpisać skrócony kod lub stenomask, który pozwala mówić do mikrofonu i powtarzać dialog w celu nagrywania.
Jedną z różnic między protokolantem sądowym a stenografem jest to, że protokolant sądowy zazwyczaj ma obowiązki poza transkrypcją. Można wykonywać tłumaczenia napisów dla osób niesłyszących, oferować usługi notarialne lub wykonywać zadania administracyjne. Ponadto może być zobowiązany do organizowania i badania informacji z akt, asystowania prawnikom i sędziom lub składania przysięgi świadkom.
Ponadto, w przeciwieństwie do stenografa, protokolant sądowy może znaleźć zatrudnienie poza salą sądową. Wielu z nich pracuje jako freelancer na podstawie indywidualnych przypadków. Można również pracować między innymi w firmie prawniczej, agencji rządowej lub sieci telewizyjnej.
Kolejną różnicą między nimi jest ilość potrzebnej nauki. Aby zostać reporterem sądowym, zazwyczaj potrzeba od dwóch do czterech lat formalnej nauki, a na całym świecie jest wiele szkół i uczelni, które oferują niezbędne kursy. Ponadto sprawozdawczość sądowa zazwyczaj wymaga licencji regionalnej lub certyfikatu poprzez zdanie oficjalnego egzaminu.
Z drugiej strony, aby zostać stenografem, potrzeba tylko około sześciu miesięcy szkolenia. Nie jest wymagana żadna licencja, chociaż są miejsca, które oferują dobrowolną certyfikację. Ponieważ zawód ten wymaga mniej nauki, zwykle zarabia się niższą pensję niż protokolant sądowy. Staje się również coraz mniej powszechny niż sprawozdawczość sądowa, ponieważ asystenci osobiści coraz częściej mogą pełnić funkcje stenografa.