Wiele osób używało słów zespół i grupa zamiennie, ale w rzeczywistości istnieje między nimi wiele różnic w rzeczywistych zastosowaniach. Szereg kursów przywództwa zaprojektowanych dla świata korporacyjnego podkreśla znaczenie budowania zespołu, a nie na przykład budowania grupy. Siła zespołu zależy od wspólnych celów i wzajemnych połączeń między poszczególnymi członkami, podczas gdy siła grupy może pochodzić z samej objętości lub chęci wykonywania poleceń jednego lidera.
Często o wiele łatwiej jest stworzyć grupę niż zespół. Jeśli na przykład masz pokój wypełniony zawodowymi księgowymi, można ich pogrupować według płci, doświadczenia, specjalizacji, wieku lub innych wspólnych czynników. Tworzenie grupy opartej na pewnej wspólnocie nie jest szczególnie trudne, chociaż skuteczność grup może być zmienna. Dynamika interpersonalna grupy może wahać się od całkowitej zgodności do całkowitej nietolerancji, co może bardzo utrudnić budowanie konsensusu dla lidera.
Z drugiej strony utworzenie zespołu może być znacznie trudniejsze. Członkowie mogą być wybierani ze względu na ich uzupełniające się umiejętności, a nie pojedyncze cechy wspólne. Zespół biznesowy może składać się na przykład z księgowego, sprzedawcy, dyrektora firmy i sekretarki. Każdy członek ma cel i funkcję, więc ogólny sukces zależy od funkcjonalnej dynamiki interpersonalnej. Podczas wspólnej pracy w ten sposób zwykle nie ma zbyt wiele miejsca na konflikty.
Sukces grupy często mierzy się jej ostatecznymi wynikami, a niekoniecznie procesem zastosowanym do uzyskania tych wyników. Grupa może wykorzystywać dyskusję w równych częściach, argumentację i presję rówieśniczą, aby poprowadzić poszczególnych członków do konsensusu. Ława przysięgłych byłaby dobrym przykładem działania grupy, a nie zespołu. Lider odgrywa rolę lidera, próbując zamienić 11 innych opinii w jedną jednomyślną decyzję. Ponieważ członkowie jury zwykle nie znają się osobiście, rzadko podejmuje się wysiłek budowania dynamiki zespołu. Proces podejmowania decyzji o werdykcie jest wynikiem współpracy grupowej.
Dla porównania, zespół nie polega na „grupowym myśleniu”, aby dojść do swoich wniosków. Zespół zajmujący się badaniem wypadków byłby dobrym przykładem dynamiki zespołu w świecie rzeczywistym. Każdy członek jest przypisany do oceny jednego aspektu wypadku. Ekspert od rekonstrukcji miejsca katastrofy nie musi konsultować się z ekspertem np. w zakresie dowodów kryminalistycznych. Członkowie wykorzystują swoje indywidualne zdolności, aby osiągnąć spójny wynik. Może istnieć członek zespołu, który będzie facylitatorem procesu, ale niekoniecznie konkretny lider.
Budowanie grupowe może zająć dosłownie kilka minut, ale budowanie zespołu może trwać latami. Poszczególni członkowie grupy często mają możliwość odejścia, gdy ich usługi lub wkład stają się niepotrzebne. Nieobecność członka zespołu może poważnie utrudnić innym członkom skuteczne działanie, dlatego nierzadko zdarza się, że poszczególni członkowie tworzą wyjątkowo silną lojalność wobec zespołu jako całości. Elitarna jednostka wojskowa, taka jak US Navy SEALS lub Army Rangers, może być uważana za przykład budowania zespołu w najlepszym wydaniu.