Utrzymanie porządku w dokumentacji może pomóc Ci znaleźć dokumenty, kiedy ich potrzebujesz, bez konieczności ich przeszukiwania. Niektóre osoby mogą nie poświęcić czasu na uporządkowanie plików, ponieważ nie są pewni, od czego zacząć, ale ważne jest, aby wszystko było uporządkowane i uporządkowane. Chociaż uporządkowanie plików może wydawać się mało prawdopodobne, zwłaszcza jeśli obecnie patrzysz na przepełnioną szafkę na dokumenty, jest to bardzo wykonalne.
Są tacy, którzy mogą nie być pewni, jak długo powinni przechowywać swoje dokumenty. Tak długo, jak twoje dokumenty są niezbędne do celów podatkowych, ważne jest, aby trzymać je od stycznia do zakończenia podatków w następnym roku. Po rozliczeniu podatków Twój księgowy może doradzić, jak długo powinieneś zachować papierkową robotę. Dokumenty dotyczące podatków, dokumentacji medycznej, rachunków emerytalnych i oszczędnościowych oraz dokumentacji mieszkaniowej powinny być przechowywane na stałe. Dokumenty, które są istotne dla twoich drogich przedmiotów, takich jak biżuteria, samochody i antyki, również powinny być przechowywane na stałe. Wyciągi z karty kredytowej, które możesz chcieć przechowywać przez siedem lat, oraz rachunki za media, które zwykle możesz przechowywać przez około rok.
Gdy chcesz uporządkować pliki, możesz zaoszczędzić sobie dużo czasu i miejsca, jeśli pozbędziesz się tego, czego nie potrzebujesz. Umieść każdy papier na stosie z innymi odpowiadającymi papierami i tym, czego nie chcesz, umieść na innym stosie do zniszczenia. Po zmniejszeniu rozmiaru wiesz dokładnie, ile miejsca potrzebujesz na swoje pliki.
Foldery Manila są przydatne, gdy przychodzi czas na porządkowanie plików. Napisz na karcie, co zawiera każdy folder i ułóż foldery w kolejności alfabetycznej. Uporządkuj dokumenty zawarte w każdym folderze w kolejności dat, na przykład umieść starsze dokumenty z tyłu, a nowsze z przodu. Łatwiej jest nie tylko znaleźć to, czego potrzebujesz, ale także wtedy, gdy musisz wyczyścić foldery.
Akta papierowe nie są jedynymi plikami, które mogą zostać zdezorganizowane; pliki cyfrowe również mogą. Aby wiedzieć, co musisz uporządkować, przejrzyj każdy obszar komputera i wyczyść pliki, których już nie potrzebujesz, niezależnie od tego, czy są to obrazy, czy dokumenty. Jeśli nadal potrzebujesz plików, rozważ przeniesienie ich na pamięć USB lub na czystą płytę CD.
Aby uporządkować pliki, należy dla każdego z nich wyznaczyć określone miejsce. Tak jak w przypadku plików papierowych, utwórz na komputerze poszczególne foldery według określonych kategorii. Na przykład zgrupuj swoje projekty w jednym folderze, a zdjęcia z pewnych rodzinnych wakacji w innym i odpowiednio je oznacz. Niezależnie od tego, czy ich potrzebujesz, czy zdecydujesz się je usunąć w przyszłości, wiesz dokładnie, gdzie je znaleźć. Aby mieć pewność, że wszystko jest uporządkowane, pamiętaj o prawidłowym oznaczeniu każdego zapisanego pliku cyfrowego i umieszczeniu go w odpowiednim folderze.
Posiadanie niesystematycznych plików może prowadzić do zdezorientowania i frustracji, ale jeśli zorganizujesz je raz, możesz nie musieć robić ich ponownie. Nieustanne ich porządkowanie zapobiegnie konieczności spędzania czasu na ponownym przechodzeniu przez początkowy proces organizacji. Poświęcenie czasu na uporządkowanie plików może spowodować, że będziesz w stanie znaleźć to, czego potrzebujesz, bez wyczerpującego procesu wyszukiwania. Ponadto uporządkowanie plików w jednym miejscu zapobiegnie ich bałaganowi, który zapełni się w pozostałej części domu.