Firmy często decydują się na skorzystanie z usług transkrypcji w celu przygotowania pisemnych transkrypcji ważnych spotkań. Istnieje kilka czynników, które mogą mieć wpływ na koszt korzystania z tego typu usługi, w tym długość spotkania, format wymagany do transkrypcji oraz ramy czasowe, w których transkrypcja musi zostać ukończona i przesłana. Ponieważ ceny transkrypcji będą się nieco różnić w zależności od dostawcy, często dobrym pomysłem jest uzyskanie wyceny z kilku różnych usług i porównanie zakresu opcji i warunków płatności przed ustaleniem ceny u jednego dostawcy.
Jedną z pierwszych kwestii związanych z wyceną transkrypcji jest czas trwania samego spotkania. W przypadku tego typu usług stosuje się kilka struktur stawek. Niektórzy dostawcy stosują format, który wymaga stałej stawki za minutę w oparciu o rzeczywisty czas trwania spotkania, podczas gdy inni mogą naliczać stałą stawkę za pierwsze 30 minut do godziny, a następnie stosować inną strukturę stawek za pozostały czas. Oznacza to, że klienci powinni poświęcić trochę czasu na obliczenie przybliżonego kosztu w oparciu o długość samego spotkania, przy użyciu dowolnej formuły podanej przez transkrypcję.
Inną ważną kwestią związaną z wyceną transkrypcji jest format, w którym transkrypcja zostanie dostarczona. Obecnie nierzadko zdarza się, że sporządza się kopię elektroniczną, korzystając z jednego z kilku różnych formatów przetwarzania tekstu. Dokument można łatwo wysłać do klienta pocztą elektroniczną lub przesłać do bezpiecznej witryny, z której klient może z łatwością pobrać transkrypcję. Mogą obowiązywać dodatkowe opłaty, jeśli klient wymaga, aby wypełniony transkrypcja został załadowany na płytę CD-R i jedna lub więcej kopii przesłanych pocztą do różnych kontaktów w organizacji klienta. Zazwyczaj istnieją opłaty związane z przygotowaniem, wysyłką i obsługą każdego z CDR wytworzonych w tym celu.
Inne kwestie również mogą mieć wpływ na wycenę transkrypcji. Żądanie priorytetowego przetwarzania transkrypcji, w którym klient chce, aby transkrypcja została ukończona i zwrócona w krótszym czasie, prawdopodobnie pociągnie za sobą dodatkową opłatę pewnego rodzaju. Nietypowe trudności, które utrudniają proces transkrypcji, takie jak słaba jakość nagrania audio ze spotkania, mogą również oznaczać naliczenie dodatkowych opłat. Większość usługodawców zawiera listę dodatkowych cen transkrypcji dla różnych usług i żądań, które nie są uwzględnione w podstawowej cenie zadania. Przegląd tych dodatkowych kosztów i uwzględnienie tych dodatkowych kosztów znacznie ułatwi porównanie całkowitego kosztu korzystania z różnych usług i pozwoli klientowi wybrać tę, która jest najbardziej opłacalna.