Konosament to dokument, który służy zarówno jako umowa, jak i pokwitowanie między firmą przewozową a jej klientami. W tym dokumencie opisano przedmioty wysyłane przez klienta, a także warunki umowy między obiema stronami. Wielokrotnie firmy transportowe przewożą wiele ładunków na tym samym statku, samolocie lub ciężarówce. Aby śledzić te różne ładunki, firma tworzy główny konosament, który konsoliduje konosament dla każdego ładunku w jednym dokumencie. Główny konosament zawiera szeroką gamę informacji, w tym dane kontaktowe klientów, opisy przedmiotów i warunki umowy.
Każdy konosament główny zawiera sekcję, w której firma może wymienić wszelkie specjalne instrukcje związane z ładunkiem lub ładunkami. W tej sekcji firma zawiera listę wszystkich numerów listów przewozowych związanych z konkretną podróżą. Pozwala to firmie spedycyjnej łatwo śledzić przewożone ładunki i pomaga załogom określić, które ładunki są zwalniane na każdym przystanku. Wszystkie te mniejsze konosamenty, znane również jako rachunki domowe lub rachunki bazowe, są dołączone z tyłu głównego konosamentu w celu łatwego odniesienia.
Kapitański list przewozowy zawiera również podstawowe informacje, w tym datę objęcia przesyłek przez przewoźnika oraz spodziewaną datę ich dostarczenia. Dokument ten określa również warunki dotyczące odpowiedzialności za uszkodzenie każdego ładunku. Sekcja może być zarezerwowana dla spedytorów, aby odnotować wszelkie uszkodzenia, które zauważą podczas załadunku towaru. Na wielu z tych rachunków jest miejsce, w którym przedstawiciel firmy przewozowej może podpisać ładunki, wskazując, że zostały odebrane w dobrym stanie.
Branża przewozów towarowych polega w dużej mierze na konsolidatorach lub pośrednikach, którzy w imieniu klientów dokonują ustaleń dotyczących transportu towarów z firmami przewozowymi. Główny konosament będzie zawierał dane kontaktowe zarówno brokera, jak i klientów bazowych, a także dane kontaktowe osoby wyznaczonej do odbioru towaru.
Wreszcie konosament kapitański zawiera szczegółowy wykaz wszystkich przewożonych ładunków. Ta lista zawiera pozycje ze wszystkich ładunków i nie może być zorganizowana dla każdego ładunku. Na przykład, jeśli firma transportowa przewozi pięć palet z elektroniką dla klienta A i pięć palet z elektroniką dla klienta B, główny list przewozowy może po prostu wymieniać dziesięć skrzynek z elektroniką. Ten dokument odzwierciedla informacje o ilościach, rozmiarach, wadze i opakowaniu każdego transportowanego przedmiotu.