Kody księgi głównej służą do identyfikacji obciążeń i uznań, które przechodzą przez konta główne firmy. Przepisy w wielu krajach wymagają od właścicieli firm przechowywania dokumentacji wydatków biznesowych przez kilka lat, a organy podatkowe mogą zażądać kopii tych dokumentów podczas kontroli. Kody księgi głównej umożliwiają właścicielom firm i audytorom łatwe śledzenie różnych rodzajów dochodów i wydatków.
Wiele firm oddzielnie śledzi różne rodzaje wydatków, a szczegóły tych wydatków są wyszczególnione w księgach rachunkowych zwanych księgami pomocniczymi. Każda księga podrzędna posiada identyfikujący kod konta. Chociaż istnieją oddzielne konta dla różnych rodzajów transakcji, kredyty i obciążenia często przechodzą przez główne konto operacyjne firmy, a wszystkie te opłaty są wyszczególnione w dzienniku lub dokumencie księgowym znanym jako księga główna. Kody księgi głównej służą do wykazania, do której księgi pomocniczej zostały przekazane środki po rozliczeniu przez konto główne.
Przepisy dotyczące rachunkowości w niektórych krajach oznaczają, że konta księgi głównej powinny mieć saldo zerowe na koniec działalności, ponieważ są to konta przekazywane i żadne obciążenia ani kredyty nie mogą trwale wpłynąć na saldo konta księgi głównej. Księgowi lub księgowi bilansują księgę główną, porównując wszystkie obciążenia i kredyty, które przeszły przez konto w danym dniu. Jeśli do dokonania płatności z konta użyto debetu, księgowy musi potrącić to debet z kredytem, który został wykorzystany do pobrania pieniędzy z księgi pomocniczej. Czasami pokwitowania księgi zostają zgubione lub zgubione, w takim przypadku księgowy musi przeprowadzić audyt kont w celu wyśledzenia błędu, a następnie napisać nowe pokwitowania przeniesienia przy użyciu odpowiednich kodów księgi głównej w celu naprawienia problemu.
W niektórych krajach zapisy księgi głównej obejmują wykaz aktywów niepieniężnych firmy, takich jak nieruchomości i należności z rachunków, a także gotówka. W konsekwencji konto może nie mieć salda zerowego ze względu na uwzględnienie wartości tych aktywów w równaniu. Niemniej jednak transakcje dotyczące kont księgi pomocniczej nie powinny wpływać na saldo konta ogólnego, ponieważ transakcje te powinny obejmować debet i kredyt kompensujący.
Duże firmy często przypisują każdemu kierownikowi działu co najmniej jeden kod księgi głównej, który można wykorzystać do śledzenia wydatków ponoszonych przez dany dział. Inne kody księgi głównej są używane przez wiele działów firmy, ponieważ pewne wydatki są ponoszone przez wszystkie działy, takie jak kody płac pracowników lub materiały papiernicze. Niektóre firmy nakładają ścisłą kontrolę nad udostępnianiem kodów księgi głównej, aby uniemożliwić pozbawionym skrupułów pracownikom wykorzystywanie kodów do sprzeniewierzania funduszy. Wiele firm wymaga co najmniej dwóch pracowników do podpisania pokwitowań księgi głównej, a audyty wewnętrzne są regularnie zaplanowane, aby zapobiegać i wykrywać oszustwa.