Koszty ogólne są również znane jako koszty operacyjne i odnoszą się do pieniędzy wydanych na prowadzenie firmy; niektórzy ludzie używają tego wyrażenia również w odniesieniu do pieniędzy, które są zmuszeni wydać, aby mieć pracę. Na przykład dana osoba może rozważyć zakup garderoby, pranie chemiczne i zatankowanie samochodu jako ogólne wydatki związane z pracą poza domem. W przeciwnym razie w świecie biznesu koszty ogólne odnoszą się do takich rzeczy, jak czynsz za lokalizację firmy, płatności za media i materiały eksploatacyjne lub płace i świadczenia dla pracowników.
Podczas zakładania i prowadzenia firmy ważne jest zaplanowanie kosztów ogólnych. Wydatki te nie przyczyniają się bezpośrednio do dochodów firmy, takich jak zakup i odsprzedaż produktów, ale niewątpliwie są niezbędne do prowadzenia działalności biznesowej i muszą zostać uwzględnione w biznesplanie. Początkujące firmy często uważają, że zatrudnienie księgowego lub doradcy finansowego, który pomoże oszacować i zaplanować koszty ogólne, jest konieczne, ponieważ często mogą one być znacznie wyższe niż oczekiwano. Wiele firm musi tworzyć osobne budżety dla każdej kategorii kosztów ogólnych i bardzo ściśle trzymać się tych budżetów. Wykwalifikowany kierownik biura powinien być w stanie pomóc zidentyfikować wszelkie nadmierne wydatki i zmniejszyć je, szukając lepszych ofert na materiały biurowe i niezbędne usługi, z których korzysta firma.
Wydatki mieszkaniowe, że tak powiem, są często znacznymi kosztami ogólnymi dla nowej firmy. Wydatki te mogą obejmować czynsz, a nawet spłatę komercyjnego kredytu hipotecznego, jeśli firma kupiła budynek. Ponadto niektóre budynki mogą wymagać przebudowy lub zakupu jednostek wystawowych lub przegród boksów, w zależności od charakteru działalności. Media takie jak elektryczność, ciepło i ciepła woda oraz telekomunikacja, takie jak Internet i rachunki telefoniczne, to inne przykłady kosztów ogólnych, które mogą być dość wysokie. Niektóre z nich można odliczyć w zeznaniu podatkowym, a księgowy może udzielić najlepszej porady w tym zakresie.
Oczywiście niektóre osoby, które pracują poza domem lub pracują jako niezależni wykonawcy z domowego biura, mają również wydatki ogólne. Wydatki te są podobne, ale może wymagać dodatkowego zakupu materiałów biurowych lub innych przedmiotów do domowego biura. Koszty ogólne związane z pracą poza domem mogą obejmować koszty opieki nad dzieckiem lub fundusze potrzebne do cotygodniowego tankowania samochodu. Zakup munduru lub specjalnej odzieży do pracy może również stanowić koszt ogólny. W rzeczywistości wszystkie z nich zwykle oznaczają niewielką utratę dochodów z pracy, ponieważ wszystkie reprezentują pieniądze, które należy wydać, aby zarobić.