Koszty operacyjne to wydatki związane z działalnością przedsiębiorstwa. Może również odnosić się do kosztów eksploatacji konkretnego urządzenia lub oddziału korporacji. Koszty te zwykle dzielą się na dwie kategorie, zwane kosztami stałymi i kosztami zmiennymi, a firma może mieć więcej jednego typu niż drugiego.
Stałe koszty operacyjne to wydatki, które zwykle pozostają takie same, niezależnie od tego, czy firma lub urządzenie są nieaktywne, czy działają z pełną wydajnością. Przykładami takich wydatków są pensje pracowników i opłaty za dzierżawę maszyn. W tym względzie pensje muszą być zróżnicowane od stawek godzinowych.
Elastyczne wydatki są znane jako zmienne koszty operacyjne. Wydatki te zmieniają się w zależności od różnych czynników. Pieniądze wydawane na przykład z stawki godzinowej można dostosować, zmieniając ilość czasu, przez jaki odbiorcy są zaangażowani w pracę.
Koszty operacyjne nie są charakterystyczne dla żadnego kraju, chociaż rzeczywiste wydatki mogą się różnić w zależności od kraju, a nawet w zależności od lokalizacji. W branży bardzo możliwe jest, że wydatki będą się różnić. Trudno jednak znaleźć biznes, który nie ponosi żadnego z tych kosztów. Nawet firmy internetowe, w których często można obniżyć koszty działalności, prawie niemożliwe jest ich całkowite wyeliminowanie.
Obliczenie kosztów operacyjnych uważa się za niezbędne dla prawidłowego planowania biznesowego. Jeśli koszty te nie są odpowiednio zabudżetowane, może to negatywnie wpłynąć na firmę. Brak planowania zwiększa ryzyko, że firma nie utrzyma odpowiednich środków finansowych do prawidłowego funkcjonowania.
Ponieważ niektóre koszty są stałe, należy wziąć pod uwagę ewentualne przerwy w działalności lub spadki gospodarcze. Zobowiązania te generalnie nie mogą być odroczone do czasu, gdy firma uzna, że jest to wygodne, aby je spłacić. Stałe koszty operacyjne są zwykle ustalane w harmonogramie płatności i muszą być odpowiednio opłacone, aby firma mogła utrzymać dobry kredyt.
Do kategorii kosztów zmiennych operacyjnych zalicza się wydatki, które ponoszone są sporadycznie. Utrzymanie nieruchomości i naprawa sprzętu są tego najlepszym przykładem. Te wydatki mogą być bardzo trudne do spekulacji, dlatego do takich zadań można zatrudnić doradcę biznesowego lub konsultanta. Dla wielu firm korzystne jest również utrzymywanie budżetu na wydatki nieprzewidziane.
Wydatki na rozpoczęcie działalności generalnie nie są wliczane do kosztów operacyjnych. Wydatki związane z rozpoczęciem działalności gospodarczej, takie jak rejestracja nazwy korporacji, są zazwyczaj opłacane tylko raz. Inne koszty rozpoczęcia działalności, takie jak opłaty za instalację sprzętu, mogą się powtarzać, ale płatności są zwykle realizowane przed rozpoczęciem działalności.