Sponsorowanie konferencji to zapewnienie finansowania pomocy w pokryciu kosztów konferencji w zamian za promocje, takie jak nazwanie sponsora w materiałach konferencyjnych. Dla firm zainteresowanych prezentacją pozytywnego wizerunku w społeczności może to być dobry ruch public relations, który zapewni konferencje cenną pomocą finansową. Organizatorzy konferencji mogą zwrócić się do sponsorów z prośbą o pomoc lub sponsorzy mogą złożyć propozycję konferencji, którą zgodzą się sponsorować, i współpracować z profesjonalistami z branży przy jej zorganizowaniu.
Zazwyczaj sponsoring konferencji dzieli się na kilka różnych poziomów, w zależności od kwoty oferowanego wsparcia finansowego. Główni sponsorzy zapewniają znaczne kwoty finansowania, a konferencja może mieć tylko jednego lub grupę. Mniejsi sponsorzy oferują trochę pieniędzy, ale nie tak dużo. Główni sponsorzy mogą otrzymać równe rachunki za samą konferencję za materiały promocyjne, z wzmiankami w reklamach, programach i komunikatach public relations, takich jak komunikaty prasowe. Drobni sponsorzy są zwykle wymieniani w podziękowaniach w programach i na stronach internetowych.
Firmy mogą sponsorować kilka konferencji w danym roku na różnym poziomie, aby ich nazwa była bardziej znana. Może to być dobra forma publicznego kontaktu na profesjonalnych konferencjach dla osób, które mogą korzystać z produktów firmy; na przykład firmy z branży spożywczej często sponsorują wystawy żywności, konferencje dotyczące żywienia i tak dalej. Sponsorowanie konferencji może być również środkiem do naprawy lub poprawy public relations; firma technologiczna może na przykład sponsorować konferencję poświęconą kobietom w technologii, aby pokazać, że jest zaangażowana w poprawę możliwości kobiet w tej dziedzinie.
Organizatorzy chcący uzyskać sponsoring konferencji muszą przygotować szczegółową propozycję. Propozycja przedstawia planowaną konferencję i związane z nią wydarzenia, dostarcza informacji o tym, kto będzie obecny i pokazuje potencjalnym sponsorom, w jaki sposób ich finansowanie wesprze konferencję. Zawiera również informacje o korzyściach dostępnych na różnych poziomach sponsorowania, takich jak wzmianki w programie, wyświetlanie ich logo na materiałach konferencyjnych i tak dalej.
Duże firmy zazwyczaj otrzymują znacznie więcej próśb o sponsorowanie konferencji rocznie, niż mogą pomieścić. Urzędnicy spotkają się, aby omówić wnioski i wybrać najbardziej obiecujące do dalszej dyskusji i ewentualnego zatwierdzenia. Jeśli firma nie może zaoferować wsparcia finansowego, może przekazać darowizny rzeczowe na podziękowania i utrzymanie dobrego wizerunku w społeczności. Angażowanie się w działalność charytatywną zapewnia ulgi podatkowe, a także zwiększa pozytywne postrzeganie sponsorów konferencji.