Najlepsze wskazówki dotyczące planowania na wypadek katastrofy to analiza i przygotowanie się na najgorszy scenariusz poprzez organizację i pracę zespołową. Często potrzeba wielu różnych działów w firmie, aby odpowiednio przygotować się na określone sytuacje. Chociaż katastrofy, takie jak silne trzęsienie ziemi lub awaria zasilania, mogą nie wystąpić, celem planowania awaryjnego jest przygotowanie się na wypadek, gdyby coś się wydarzyło. Jedną z najbardziej pomocnych wskazówek w planowaniu na wypadek katastrofy dla firm jest utworzenie komitetu przez osobę koordynującą projekt.
Posiadanie wolontariuszy pracowniczych w ramach komitetu ds. planowania na wypadek katastrofy pomaga zaangażować pracowników i zwraca uwagę na znaczenie projektu. Przydzielanie wolontariuszy-pracowników do kierowniczych podgrup, takich jak woda, żywność w nagłych wypadkach i artykuły bezpieczeństwa, może pomóc w stworzeniu wydajnego zespołu. Aby planowanie katastrofy było trwałe i skuteczne, należy uwzględnić regularne spotkania z raportami podrzędnych. Koordynator projektu powinien być w stanie dawać jasne wskazówki członkom komitetu, a także monitorować ich postępy i w razie potrzeby wprowadzać poprawki.
Aby planowanie na wypadek katastrofy przyniosło maksymalne korzyści, należy przewidzieć każdą możliwą sytuację kryzysową. Pamiętaj o konkretnych sytuacjach, aby materiały i działania były bardziej skoncentrowane i skuteczne. Na przykład, jeśli grupa przygotowuje się na przerwę w dostawie prądu w zimie, trzeba będzie zebrać ciepłe koce jako zapasy awaryjne na wypadek wyłączenia ogrzewania elektrycznego. W przypadku przerwy w dostawie prądu w lecie te same koce mogą służyć jako siedzenia lub do blokowania słońca przez okna.
Raporty z posiedzeń komitetu ds. planowania na wypadek katastrofy można następnie rozesłać do różnych działów korporacji lub innej firmy. Lider będzie musiał upewnić się, że szefowie działów są świadomi swojej roli w planowaniu na wypadek katastrofy, np. kto zajmie się roszczeniami ubezpieczeniowymi. Upewnienie się, że suma ubezpieczenia jest wystarczająca na pokrycie odszkodowania dla pracowników, zniszczeń mienia i przerw w prowadzeniu działalności, to inne kwestie związane z wydziałem lub kierownictwem wyższego szczebla, które należy rozwiązać podczas planowania na wypadek nieprzewidzianych katastrof. Broszury i inne informacje od agencji rządowych mogą być również pomocne dla planistów na wypadek katastrofy.