Wymagania dotyczące przechowywania dokumentacji płacowej różnią się znacznie w zależności od jurysdykcji, dlatego właściciele firm powinni zapoznać się z przepisami obowiązującymi na ich obszarze. Niektóre dokumenty, które mogą wymagać zachowania dotyczą podatków od wynagrodzeń, świadczeń pracowniczych oraz ewidencji przepracowanych godzin. Powinni również rozważyć przechowywanie zarówno cyfrowych, jak i papierowych kopii rejestrów płac. W miarę możliwości dokumenty papierowe należy przechowywać w szafce ognioodpornej, aby nie uległy uszkodzeniu.
Dobrym pomysłem jest sprawdzenie, jak długo należy przechowywać ewidencję płac. Może się to różnić w zależności od kraju i zwykle jest regulowane przez lokalne agencje skarbowe. Z reguły większość zapisów należy przechowywać od czterech do dziesięciu lat po dokonaniu transakcji.
Właściciele firm powinni również określić, jakie konkretnie zapisy płacowe muszą być przechowywane. Do ważnych dokumentów można zaliczyć dokumenty potwierdzające potrącenie niektórych podatków z wynagrodzenia pracownika. Osoba fizyczna może również potrzebować prowadzić rejestry, które pokazują, ile otrzymał wynagrodzenie i liczbę przepracowanych godzin. Ta praktyka przechowywania dokumentacji płacowej może pomóc w udowodnieniu, że pracownicy otrzymywali co najmniej lokalną płacę minimalną, jeśli taka istnieje. Może również pomóc w ustaleniu zgodności z przepisami dotyczącymi pracy dzieci, jeśli ma to zastosowanie.
Inne opcje dotyczące przechowywania dokumentacji płacowej mogą obejmować pensje za nadgodziny, świadczenia pracownicze, wynagrodzenie urlopowe lub zasiłek chorobowy. Jeżeli przedsiębiorstwo wpłaca składki na fundusz emerytalny lub opłaca część składek ubezpieczeniowych swojego pracownika, dokumentację tego również należy zachować. Jeśli pracownicy otrzymują wynagrodzenie z tytułu prowizji, przełożony może być również zmuszony do przechowywania raportów sprzedaży firmy.
Należy przechowywać zarówno cyfrowe, jak i papierowe kopie akt. Dzięki temu istnieje plik kopii zapasowej na wypadek zniszczenia jednego zestawu rekordów. Zapisy cyfrowe powinny być przechowywane na wymiennych urządzeniach magazynujących, takich jak zapasowy dysk twardy, dysk lub dysk flash, oprócz przechowywania ich na dysku twardym komputera. Kopie papierowe powinny być zamknięte w ognioodpornej szafce znajdującej się w miejscu, które nie jest podatne na zalanie, ponieważ może to zapewnić bezpieczeństwo tych dokumentów.
Przechowywanie dokumentacji płacowej może być ważną częścią regularnej działalności każdej firmy. Robienie tego jest zwykle łatwe, jeśli praca jest regularnie wykonywana. Zapisywanie dokumentów w uporządkowany sposób i przez wymagany czas może oszczędzić menedżerowi wiele bólu serca w przypadku audytu lub sprzedaży firmy.