Pozostawienie poczty głosowej może być nieco stresujące dla osób, które czują się niezręcznie podczas rozmowy z komputerem. Zwłaszcza w środowisku biznesowym można czuć się zobligowanym do wypowiadania się w określony sposób lub powstrzymywania się od wypowiadania określonych słów. Na szczęście etykieta poczty głosowej jest dość podobna do tej stosowanej w innych formach komunikacji biznesowej i dopóki osoba opuszczająca pocztę głosową mówi wyraźnie i pozostawia istotne informacje w nagraniu, etykieta poczty głosowej jest w większości skutecznie przestrzegana. Należy pamiętać, aby zostawiając wiadomość biznesową, być zwięzłym, dokładnym i dobrze wypowiadanym, a zostawiając zwykłą wiadomość, należy również przestrzegać etykiety poczty głosowej oraz być zwięzłym i jasnym.
Podczas zostawiania wiadomości głównym celem jest przekazanie krótkiego opisu osoby dzwoniącej i miejsca, w którym można się z nim skontaktować w przyszłości. Osoba odbierająca pocztę głosową nie może uzyskać tych informacji, jeśli dzwoniący nie mówi wyraźnie. Nie należy spieszyć się z przesłaniem; powinien mówić wyraźnie i podawać tylko podstawowe informacje, których potrzebuje osoba odbierająca połączenie, aby móc wrócić do dzwoniącego. Zostaw numer telefonu na nagraniu i pamiętaj, aby wypowiadać go wyraźnie, aby osoba odbierająca połączenie mogła go zrozumieć.
W przypadku połączeń biznesowych etykieta poczty głosowej nakazuje, aby rozmówca nie był zbyt swobodny w stosunku do osoby odbierającej połączenie. Osoba dzwoniąca powinna myśleć o poczcie głosowej jako o interakcji z faktyczną osobą; powinien pomyśleć o tym, jak wszedłby w interakcję z osobą odbierającą telefon, gdyby była to interakcja twarzą w twarz, i odpowiednio mówić. Należy unikać slangu, przekleństw i nadmiernej poufałości, co nie oznacza, że rozmówca musi brzmieć zimno i zdystansowany. Każdy, kto otrzyma wiadomość głosową, zareaguje bardziej pozytywnie na jasny głos niż na zimny lub zły, więc bądź bystry, ale uprzejmy.
Aby postępować zgodnie z etykietą poczty głosowej, należy również unikać długich wiadomości głosowych z przesadnymi szczegółami i chaotycznymi diatrybami. Poczta głosowa nie jest odpowiednim forum do rozwijania tematu wymagającego dyskusji; jest to raczej sposób na przekazanie innej osobie, że konieczna jest rozmowa twarzą w twarz lub telefoniczna. Zwięzłość może raczej wzmocnić relacje biznesowe niż je utrudniać i nie należy oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi od osoby, do której dzwonimy. Ideą poczty głosowej jest pozostawienie wiadomości, a nie rozpoczęcie lub kontynuowanie pełnej rozmowy.