Dziennik płac to specjalny dziennik księgowy, który zawiera informacje dotyczące działu kadr firmy. Firmy używają dziennika płac do rejestrowania informacji dotyczących wynagrodzeń, wynagrodzeń, podatków od wynagrodzeń, świadczeń i innych informacji. Dzienniki specjalne umożliwiają firmom oddzielenie informacji w celu łatwego przeglądania i oceny wyników firmy. Firmy zatrudniające kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników mogą korzystać z szeregu dzienników płacowych, aby rozbić informacje na określone grupy i/lub rodzaje informacji.
Dziennik płac oferuje firmom trzy istotne korzyści. Firmy mogą dzielić klasy pracowników, oszczędzać czas na publikowanie informacji w księdze głównej i ograniczać błędy przy wprowadzaniu danych. Wiele firm rozdziela swoje rodzaje pracy w dziennikach i księgach rachunkowych. Pozwala to firmie na prowadzenie określonej ewidencji dotyczącej rodzaju i liczby pracowników wykorzystywanych do realizacji określonych funkcji biznesowych. Podstawowa separacja dziennika obejmuje pracowników płacowych i godzinowych. Ponadto dzienniki te mogą również rozdzielać pracowników według działu, działu lub innych szczegółowych informacji.
Działy zasobów ludzkich są zwykle odpowiedzialne za prowadzenie informacji płacowych firmy. Menedżerowie ds. zasobów ludzkich i pracownicy śledzą informacje dotyczące godzin przepracowanych przez każdą osobę w firmie, prowizji lub premii, świadczeń i innych informacji. Korzystanie z dziennika płac umożliwia kierownikom działu kadr przeglądanie tych informacji oddzielnie od innych informacji księgowych firmy. Dział kadr zwykle przygotowuje wpisy księgowe dla każdego okresu rozliczeniowego i księguje te informacje w dzienniku rozliczeniowym. Po zakończeniu dziennika płac za cały okres rozliczeniowy, menedżerowie ds. zasobów ludzkich przekażą te informacje swojemu działowi księgowości w celu włączenia do księgi głównej firmy.
Błędy wprowadzania danych mogą zostać zredukowane przez firmy korzystające z dziennika płac. Arkusze płac można uzgadniać oddzielnie od głównej księgi rachunkowej firmy. To uzgodnienie gwarantuje, że w dzienniku zostaną uwzględnione tylko informacje o liście płac. Firmy, które zawierają regularne informacje księgowe z informacjami o płacach, mogą tworzyć trudny i czasochłonny proces podczas przeglądania informacji o płacach. Właściciele firm, dyrektorzy i menedżerowie wyższego szczebla mogą również chcieć przeglądać informacje o płacach oddzielnie od zwykłych informacji księgowych.
Informacje dotyczące listy płac są umieszczane w księdze głównej firmy, aby zapewnić, że wszystkie informacje z dziennika specjalnego są uwzględnione w sprawozdaniu finansowym firmy. Informacje o wynagrodzeniu znajdują się w rachunku zysków i strat firmy oraz w bilansie. Rachunek zysków i strat zawiera informacje dotyczące kosztów wynagrodzeń za bieżący okres obrachunkowy. Bilans zawiera informacje dotyczące należnych wynagrodzeń lub należnych świadczeń. Świadczenia do zapłacenia zazwyczaj dotyczą informacji, takich jak składki pracodawcy na opiekę zdrowotną lub plany emerytalne.