Fakturowanie refundacyjne to proces zgłaszania roszczenia, dzięki któremu wnioskodawca otrzymuje rekompensatę pieniężną za poniesione przez siebie wydatki. Refundacjami tradycyjnie zajmował się dział finansowy firmy, ale wraz ze wzrostem nakładu pracy zmieniał się proces. Poprawę przyniosło z biegiem czasu powierzenie zadania usługom refundacyjnym, wyspecjalizowanej gałęzi złożonej z wysoko wykwalifikowanych osób. Obowiązkiem takiej usługi jest znajomość różnych procedur i wymogów prawnych związanych z rozliczaniem refundacji, dzięki czemu może funkcjonować jako niezależny podmiot niezależny od działu finansowego lub nawet od samej firmy.
Proces rozliczania zwrotu kosztów rozpoczyna się w momencie złożenia przez wnioskodawcę wniosku o zapłatę odszkodowania. To oświadczenie musi być zgodne z formatem uznanym i zatwierdzonym przez firmę oraz agencje rządowe, aby można je było uznać za legalne. Dodatkowe wymagania przy składaniu reklamacji to właściwa dokumentacja i dokładność informacji. Aby zapewnić szybki zwrot środków, wszystkie wydatki wymienione na rachunku są zwykle najpierw przekształcane w uniwersalne kody zwrotu, aby ułatwić interpretację.
W przypadku zastosowania refundacji w dziedzinie medycyny, jest ona wykonywana przez wyspecjalizowaną agencję znaną jako technik refundacji medycznej. Opis stanowiska takiej osoby obejmuje sprawdzenie wszystkich aspektów związanych z ubezpieczeniem roszczenia, takich jak rejestracja, weryfikacja i autoryzacja. Inne powiązane funkcje obejmują czynności, takie jak planowanie, kodowanie, rozliczanie i uzgadnianie kwot podczas wykonywania windykacji. Roszczenia o zwrot kosztów są zazwyczaj składane przez firmy ubezpieczeniowe, a wnioski mogą być składane online, pocztą, a nawet faksem. Alternatywnie, firmy mają również możliwość wynajęcia usług niezależnego specjalisty ds. rozliczeń medycznych.
Jednym z najważniejszych aspektów rozliczania zwrotu kosztów jest śledzenie dłużników, ponieważ jest to jedyny sposób, aby zapobiec sytuacji, w której roszczenie stanie się poważnie zaległe lub nieściągalne. Przygotowując roszczenia, standardem jest zazwyczaj nadanie pierwszeństwa większym roszczeniom i poddanie ich kontroli przy potwierdzeniu, aby móc zidentyfikować błędy pisarskie i inne rodzaje źle przepisanych informacji. W związku z tym wnioski złożone po naprawieniu błędnych błędów mogą być często znacznie trudniejsze do zebrania, zwłaszcza jeśli lokalny przedawnienie prawa do wniesienia powództwa cywilnego wygasło. W trakcie procesu rozliczania zwrotu kosztów występują ciągłe przeszkody, które agenci muszą pokonać, aby upewnić się, że firma nie ma tego typu problemów.