SWOT oznacza mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia. Firmy wykorzystują narzędzia analizy SWOT i analizy SWOT do analizy swojej sytuacji. Niektórymi narzędziami mogą być ankiety, spotkania, obserwacje i przeglądy zewnętrzne. Celem analizy SWOT jest określenie, jak dobrze firma działa obecnie i gdzie może odnieść sukces w przyszłości w oparciu o zmienne w każdym obszarze. Narzędzia analizy SWOT nie są takie same dla każdej firmy lub sytuacji; właściciele i dyrektorzy muszą podczas każdej analizy szukać czynników, które są najważniejsze.
Ankiety mogą być konieczne, aby pomóc firmie określić jej mocne i słabe strony. Na przykład właściciele i kadra kierownicza mogą wysłać ankietę każdemu kierownikowi operacyjnemu. Ankieta zawiera pytania, które pozwalają każdemu odpowiedzieć szczerze i dać prawdziwy obraz działalności firmy. Narzędzia analizy SWOT mogą również wykorzystywać ankiety, aby odpowiadać na pytania dotyczące szans lub zagrożeń. Posiadanie informacji od wielu stron może pomóc kierownictwu wykonawczemu firmy w podejmowaniu właściwych decyzji dotyczących alternatywnych działań biznesowych.
Spotkania i grupy fokusowe stanowią inne opcje narzędzi analizy SWOT. Istotną wadą ankiet może być brak interakcji między uczestnikami a przeglądającymi odpowiedzi. Spotkania i grupy fokusowe pomagają przezwyciężyć tę wadę, ponieważ właściciele i kadra kierownicza mogą zadawać pytania i szukać informacji zwrotnych od uczestników. Interakcja twarzą w twarz może również stanowić większy wkład w to, jak firma może przekształcić słabe strony w mocne strony w zakresie analizy SWOT. Z tych spotkań mogą również pochodzić inne informacje, co czyni je cennymi.
Obserwacje mogą być najpotężniejszym ze wszystkich narzędzi analizy SWOT. Właściciele i kadra kierownicza mogą zdobyć wiedzę z pierwszej ręki na temat wewnętrznego funkcjonowania firmy. Korzystanie z obserwacji może usunąć wszelką subiektywność i puch z procesu analizy SWOT firmy. Na przykład menedżerowie operacyjni niższego szczebla mogą próbować bagatelizować negatywne aspekty w swoich działach. Osłabia to jednak cały proces, ponieważ słabe informacje mogą prowadzić do złych decyzji wyższego zespołu zarządzającego.
Zewnętrzne przeglądy lub spostrzeżenia są często konieczne, aby firma mogła zakończyć analizę SWOT. Konsultanci lub inni zewnętrzni profesjonaliści mogą dostarczyć ważnych, szczegółowych informacji do analizy SWOT. Osoby te mogą mieć wgląd lub rekomendacje dla firmy dotyczące zewnętrznych czynników ekonomicznych. Na przykład czasami zagrożenia mogą zostać wykryte dzięki wglądowi z zewnątrz. Wiedza o tym, jak konkurent może zmienić rynek, może zmienić analizę SWOT firmy.