Istnieje kilka różnych rodzajów zadań, które może wykonywać oprogramowanie dla recepcjonistów. Może pomóc w porządkowaniu wiadomości, śledzeniu pracowników i zarządzaniu połączeniami przychodzącymi. Dostępne są również pakiety oprogramowania umożliwiające użytkownikowi zintegrowanie kilku z tych funkcji w jeden pakiet oraz programy zarządzające funkcjami recepcjonisty dla określonych branż.
Jednym z najprostszych rodzajów oprogramowania dla recepcjonistów są programy porządkujące wiadomości i śledzące dostępność pracowników. Programy te umożliwiają recepcjonistom prowadzenie elektronicznego rejestru wszystkich przychodzących wiadomości, w tym czasu doręczenia do odbiorcy. Mogą również posiadać funkcje kalendarza, które dostarczają aktualnych informacji o lokalizacji pracownika, a także umożliwiają recepcjonistom umawianie spotkań dla innych osób. Niektóre programy integrują się również z innymi funkcjami, takimi jak poczta e-mail, w celu zwiększenia możliwości dostarczania wiadomości.
Istnieją również rodzaje oprogramowania dla recepcjonistów, które służą do śledzenia i wspomagania korzystania z telefonu w firmach, w których występuje duża liczba połączeń. Produkty te zazwyczaj składają się z ekranu, na którym wyświetlane są informacje o połączeniach i narzędziach do ich wykonywania. Informacje mogą obejmować aktualny numer, połączenia w kolejce oraz podstawowe informacje o kliencie. Narzędzia mogą obejmować wszystko, co może pomóc w nawiązaniu połączenia, takie jak klawiatura, funkcja zawieszania i rozłączania się oraz identyfikacja dzwoniącego (ID).
Oprogramowanie recepcjonisty, które pomaga użytkownikowi nawiązać połączenie, może również pełnić funkcje dla innych linii. Może sprawdzić, czy dana linia jest wolna i automatycznie przekierować połączenie lub wysłać je do poczty głosowej. Ta zdolność może obejmować jedną lub kilka lokalizacji, w zależności od wielkości i złożoności organizacji. Niektóre produkty umożliwiają także obsługę wielu linii, na przykład możliwość zestawiania i moderowania połączeń konferencyjnych.
Niektóre rodzaje oprogramowania dla recepcjonistów są przeznaczone do radzenia sobie z wyzwaniami określonej branży. Na przykład istnieją produkty dla branży medycznej, które mają funkcje przetwarzania dokumentacji pacjenta, wysyłania przypomnień o wizytach i zarządzania opcjami samoobsługi dla pacjentów. Takie funkcje mają na celu zautomatyzowanie niektórych z najbardziej powtarzalnych aspektów pracy recepcji w określonym obszarze.
Niezależnie od funkcji, większość oprogramowania dla recepcjonistów będzie miała graficzny interfejs użytkownika (GUI). To często pokazuje wszystkie narzędzia dostępne na jednym ekranie. Sposób organizacji i liczba funkcji różnią się znacznie w zależności od produktów. Na przykład niektóre rodzaje oprogramowania wyświetlają jedno połączenie lub numer wewnętrzny na raz, podczas gdy inne pokazują kilka numerów wewnętrznych i ich stan na jednym ekranie.