Komunikacja biznesowa reprezentuje wszelkie informacje przekazywane przez dwie lub więcej stron. Sposoby komunikacji biznesowej są ogromne, zwłaszcza przy coraz większym wykorzystaniu technologii. Różne metody komunikacji biznesowej obejmują formy wewnętrzne i zewnętrzne, przy czym niektóre typy mieszają się między tymi dwiema grupami. Proces komunikacji jest również częścią tych metod, ponieważ kanały te składają się z kilku części. Nie wszystkie osoby komunikują się w ten sam sposób; Często najlepiej jest, aby osoba wybrała kanał, który odpowiada jej mocnym stronom i tworzy skuteczny przekaz dla strony otrzymującej.
W wewnętrznych metodach komunikacji biznesowej często nie brakuje typów. najczęstsze obejmują między innymi rozmowy twarzą w twarz, rozmowy telefoniczne i notatki, a także konferencje, spotkania lub e-maile. Ważnymi czynnikami, które wymuszają podjęcie decyzji wśród tych rodzajów komunikacji, są charakter wiadomości i strona otrzymująca. Na przykład prywatne rozmowy na poważny temat nie mogą wykorzystywać poczty e-mail jako metody komunikacji; najlepsza może być rozmowa telefoniczna lub spotkanie twarzą w twarz. Wiadomości, które odnoszą się do dużych grup pracowników, mogą wymagać zorganizowania spotkania lub innej dużej konferencji w celu szybkiego rozpowszechnienia informacji.
Komunikacja zewnętrzna jest zazwyczaj bardziej formalna, gdy wiadomości są przesyłane z firmy do osoby lub firmy z zewnątrz. Dlatego metody komunikacji biznesowej obejmują tutaj listy i formalne spotkania, chociaż w niektórych przypadkach mogą istnieć inne opcje. Metody te pozwalają biznesowi odpowiednio informować zewnętrznych interesariuszy o pewnych aspektach firmy. Większość firm musi zachować ostrożność podczas korzystania z komunikacji zewnętrznej, ponieważ mogą wystąpić konsekwencje prawne, jeśli firma niewłaściwie omawia wrażliwe procesy biznesowe. Słabe metody komunikacji zewnętrznej mogą również prowadzić do zamieszania w niektórych działaniach biznesowych, co może skutkować niską opinią konsumentów.
Wszystkie metody komunikacji biznesowej przechodzą przez proces komunikacji, który zazwyczaj składa się z kilku etapów. Kroki te zaczynają się od źródła i kodowania i przechodzą przez kanał do dekodowania i odbierania, przy czym każdy krok obejmuje część przekazywanej wiadomości. Źródło, kodowanie i kanał zazwyczaj odnoszą się do osoby wysyłającej wiadomość. Właściwe napisanie wiadomości w celu ułatwienia zrozumienia oraz kanał użyty do dostarczenia wiadomości są bardzo ważnymi elementami, ponieważ złe wybory mogą zniekształcić wiadomość. Dekodowanie i odbieranie dotyczą strony, która odbiera wiadomość oraz tego, jak odbiorca czyta i rozumie wiadomość wysłaną ze źródła.