Komunikacja biznesowa przybiera formę komunikacji wewnętrznej lub zewnętrznej. Komunikacja wewnętrzna odbywa się między współpracownikami lub kierownictwem a personelem, podczas gdy komunikacja zewnętrzna ma miejsce między firmą a jej klientami, dostawcami i mediami. Istnieje kilka różnych modeli komunikacji biznesowej, opartych na teoriach prezentowanych przez ekspertów w dziedzinie komunikacji na przestrzeni lat. Należą do nich model Shannona i Weavera, model Lasswella, model Newcomba i model pięciu zmysłów Berlo.
Shannon i Weaver opracowali jeden z najpopularniejszych modeli komunikacji biznesowej, którego początki sięgają 1948 roku, kiedy Claude Elwood Shannon i Warren Weaver byli współautorami książki o matematycznym podejściu do komunikacji. Model działa przy założeniu, że do zaistnienia komunikacji koniecznych jest osiem kluczowych elementów. Obejmują one źródło wiadomości, kodowanie lub format wiadomości, samą wiadomość i kanał, przez który wiadomość jest transmitowana. Mogą występować szumy lub zakłócenia, które mogą zniekształcić przekaz przed lub po dotarciu do odbiorcy lub osoby, dla której jest przeznaczony. Odbiorca następnie próbuje odszyfrować wiadomość, a gdy przekaże informację zwrotną, pętla zostaje zamknięta i następuje komunikacja.
Jeden z najprostszych modeli komunikacji biznesowej został zidentyfikowany przez politologa Harolda Lasswella w latach 1940. i jest szeroko stosowany w biznesie. Model opisuje proces składający się z czterech elementów, którymi są mówca, podmiot, słuchacz i kanał. Teoria Lasswella polegała na tym, że aby prawdziwa komunikacja miała miejsce, musi ona wywołać efekt, co podsumowuje szeroko cytowane zdanie „Kto mówi co, w jakim kanale, komu z jakim skutkiem”. Jest to szczególnie istotne w środowisku biznesowym, gdzie instrukcje dla pracowników są powszechne i gdzie ważną rolę odgrywają umiejętności komunikacyjne.
Model komunikacji Newcomb koncentruje się na społecznym celu komunikacji i sposobie, w jaki utrzymuje ona relacje między ludźmi. Pokazuje przekaz jako mniej ważny niż interakcja między nadawcą a odbiorcą. Jeden z bardziej powszechnych modeli komunikacji biznesowej, model Newcomba, jest bardziej widoczny w nieformalnych metodach komunikacji stosowanych w małych firmach niż w mowie korporacyjnej, którą można spotkać w dużych firmach.
Do bardziej złożonych modeli komunikacji biznesowej należy teoria Davida K. Berlo, która uwzględnia znaczenie pięciu zmysłów w procesie. Berlo uważał, że sens przekazu nie jest obecny w przekazie, ale w interpretacji przekazu przez odbiorcę. Na interpretację wpływa obecność pięciu zmysłów, które pomagają odbiorcy zidentyfikować niuanse w znaczeniu. Model ten wpływa na komunikację biznesową, podkreślając potrzebę jasnego określenia przekazu i korzystania z ustalonych technik komunikacji, aby uniknąć niedokładnych interpretacji, które mogłyby prowadzić do kosztownych błędów.