Porządkowanie dokumentów to ważny aspekt prowadzenia wydajnego domu lub biura. Ważna dokumentacja może stać się obciążeniem, gdy nie jest odpowiednio przechowywana, więc zastosowanie jednej z wielu różnych metod organizacji może pomóc w utrzymaniu sprawnego działania systemu archiwizacji. Dwie najpopularniejsze metody to papierowe i elektroniczne systemy przechowywania. W każdym z nich istnieje wiele możliwości organizowania się według standardów alfabetycznych lub według ważności. Ponadto istnieje kilka zasad dotyczących pozbywania się dokumentów, które pomagają utrzymać dowolny system organizacji plików na łatwym do zarządzania poziomie.
Najbardziej tradycyjną metodą organizowania dokumentów jest korzystanie z fizycznych folderów i szafek na dokumenty. Ten system zarządzania dokumentami pozwala na przechowywanie dużej ilości dokumentów i dokumentów. Grube tekturowe teczki są wypełniane dokumentami, a następnie umieszczane w szafce na akta. Większość szafek na dokumenty umożliwia powieszenie teczek na zestawie metalowych szyn, co umożliwia szybkie przemieszczanie i reorganizację.
Bardziej nowoczesnym rozwiązaniem zapewniającym bezpieczeństwo i ciągłą dostępność dokumentów jest korzystanie z komputerów. Niezależnie od tego, czy dokumenty są skanowane i zapisywane online, czy też używane jest oprogramowanie do porządkowania, pomaga to zmniejszyć bałagan. Elektroniczne porządkowanie dokumentów umożliwia umieszczenie cyfrowej repliki ważnych dokumentów w trybie online lub na dysku twardym, dzięki czemu można do nich szybko uzyskać dostęp w dowolnym momencie. Eliminuje to potrzebę przechowywania papierowych teczek, które mogą zajmować dużo miejsca w każdym domu lub biurze.
Bez względu na to, czy dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej czy fizycznej, istnieje kilka różnych metod, które mogą sprawić, że pliki nie staną się mylącą plątaniną. Alfabetyczne sortowanie plików elektronicznych i fizycznych to prosty sposób organizowania dokumentów, który umożliwia ich szybkie wyszukiwanie. Porządkowanie plików według kategorii jest również przydatne, ponieważ dzielenie folderów cyfrowych i papierowych na „samochód”, „dom”, „podatek” i różne kategorie biznesowe zwiększa wydajność. Inną metodą jest podzielenie akt fizycznych według ważności, więc jeśli dokumenty muszą zostać usunięte w nagłych wypadkach, najpotrzebniejsze elementy są szybko dostępne.
Odrzucanie plików to również świetna metoda organizowania dokumentów, ponieważ zapobiega zajmowaniu zbyt dużej ilości miejsca zarówno przez elektroniczne, jak i fizyczne zbiory plików. Ogólna zasada jest taka, że wszystkie dokumenty podatkowe powinny być przechowywane przez co najmniej trzy lata. Przechowuj skomplikowane dokumenty podatkowe, takie jak informacje z audytu i dokumenty dotyczące samozatrudnienia, przez sześć lat. Jednak inne przedmioty należy zachować na zawsze, takie jak karty ubezpieczenia społecznego, akty urodzenia i akty małżeństwa.