Podczas gdy praca recepcjonistki prawdopodobnie obejmuje bycie pierwszym punktem kontaktowym dla firmy, istnieje wiele obowiązków i specjalizacji w ramach tej roli. Niektóre z różnych prac recepcjonisty obejmują wspieranie gabinetów lekarskich i dentystycznych lub innych ośrodków opieki zdrowotnej, przyjmowanie gości w hotelach lub obiektach konferencyjnych oraz reprezentowanie biur prawników i bankierów. Salony piękności i centra fitness, a także brokerzy ubezpieczeniowi i menedżerowie pieniędzy często zatrudniają recepcjonistów, którzy pełnią funkcję pełnoetatowych klientów witających lub są operatorami telefonicznymi w niepełnym wymiarze godzin. Praca recepcjonistki zazwyczaj polega na wywieraniu pozytywnego wrażenia na klientach po raz pierwszy oraz utrzymywaniu profesjonalnej i lubianej obecności powracających klientów. Odbieranie i kierowanie połączeń, ustalanie spotkań i zapewnianie gościnności może należeć do roli recepcjonisty.
W wielu dziedzinach zawodowych praca recepcjonistki jest zasadniczo taka sama i wymaga niewielkiej specjalizacji. Znajomość podstawowych umiejętności biurowych lub systemów telefonicznych jest często wymogiem i pożądana jest profesjonalna postawa, ale inne umiejętności i preferencje wiążą się ze znajomością rodzaju biura lub praktyki i sposobu jej reprezentowania. Praca recepcjonistki w agencji kreatywnej prawdopodobnie obejmuje styl i osobowość pasującą do pracy wykonywanej w studiu, podczas gdy ta sama rola w firmie maklerskiej może obejmować klasyczną garderobę i ustalony scenariusz odbierania telefonów i kierowania połączeniami. Kryteria zatrudnienia oparte na osobowości lub zgodności ze standardami biura zależą od otoczenia i potrzeb firmy.
Obsadzanie stanowisk recepcjonisty w przychodni opieki zdrowotnej zazwyczaj wiąże się z większą specjalizacją. Recepcjonistki medyczne i dentystyczne pomagają lekarzom, przesłuchując pacjentów podczas ustalania wizyt. Uczenie się, jak odpowiadać na potrzeby pacjentów i śledzić otwarcia w terminarzach lekarzy i dentystów, angażuje zarówno ludzi, jak i umiejętności zarządzania czasem. Te rodzaje prac recepcjonisty mogą również obejmować rozliczanie i odbieranie, które wymagają dalszej specjalizacji w kierowaniu poczty przychodzącej lub wezwań do przetworzenia. Wykwalifikowana recepcjonistka sprawdzi dzwoniących i zaoszczędzi czas wszystkim zaangażowanym, wiedząc, jak prawidłowo kierować zapytania, skargi, a nawet rozmowy osobiste.
Wygląd i sposób bycia są brane pod uwagę przy obsadzaniu stanowisk recepcjonistek w salonach fryzjerskich, biurach branży kosmetycznej lub agencjach modelek i castingów, ponieważ ci, którzy zajmują się sprawianiem, by inni wyglądali jak najlepiej, często mają nadzieję, że będą reprezentować swoje najlepsze przy drzwiach wejściowych. Przestudiowanie wyglądu lub stylu firmy przed zwróceniem się do niej o pracę jest pomocne w przygotowaniu się do rozmowy kwalifikacyjnej i dopasowaniu się do tego, co klienci mogą uznać za reprezentatywne dla firmy wewnątrz. Bycie uprzejmym, przystojnym i przychylnym nastawieniem to długa droga do pozytywnego reprezentowania każdej firmy, a praca nad zapamiętywaniem imion i twarzy przy jednoczesnym prowadzeniu dobrych rejestrów może prowadzić do doskonałości w tej dziedzinie.