Wiele firm oferuje jakąś formę polityki zwrotu czesnego. Każda z tych zasad może być inna, mieć różne limity całkowitej wypłaty i może mieć wiele różnych wyłączeń lub podstawowych zasad. W większości przypadków pracownicy powinni dobrze znać politykę firmy, aby przypadkowo nie wziąć udziału w kursach, za które firma nie zapłaci.
Jedną z cech polityki zwrotu czesnego w wielu organizacjach jest to, że firmy nie płacą, jeśli kursy nie zostaną zaliczone. Pracownik powinien upewnić się, że może uzyskać pozytywną ocenę przed zapisaniem się na kurs. Zwykle pracodawcy płacą po zakończeniu kursu, a pracownik może pokazać dowód z transkrypcją pomyślnego zaliczenia jednej lub więcej klas. Oznacza to, że za pierwsze zajęcia, które dana osoba bierze, trzeba będzie zapłacić z własnej kieszeni, chociaż w przypadku późniejszych zwrotów kosztów zajęcia mogą nie wymagać od pracownika zapłaty z góry. Jednak mogą istnieć całkowite ograniczenia w zakresie dostępnego zwrotu kosztów, a firmy zwykle określają ten aspekt polityki zwrotu czesnego z góry.
Dodatkowe wspólne cechy polityki zwrotu czesnego obejmują wymóg, aby pracownik pracował w firmie przez określony czas. Może się to różnić, ale wiele firm wymaga, aby osoba była zatrudniona przez co najmniej rok. Pracownik może również potrzebować pracy w pełnym wymiarze godzin, chociaż może się to różnić w zależności od firmy. Inne firmy mogą twierdzić, że pracownicy są uprawnieni do zwrotu kosztów tylko wtedy, gdy pozostaną w firmie rok po tym, jak miało to miejsce; w przeciwnym razie pieniądze będą musiały zostać zwrócone firmie lub mogą zostać usunięte z ostatecznych kontroli.
Często firmy ściśle określają w swojej polityce zwrotu czesnego, że odbyte kursy muszą być związane z pracą firmy. Nie musi to koniecznie oznaczać, że zajęcia muszą odbywać się w obecnym obszarze pracy pracownika. Maszynista może naprawdę chcieć pracować w dziale zasobów ludzkich lub zarządzaniu, a te zajęcia mogą zostać zatwierdzone, ponieważ firma zatrudnia ludzi, którzy specjalizują się w tych sprawach. W rzeczywistości pochodzenie z produkcji lub innego środowiska może sprawić, że menedżer lub osoba zajmująca się zasobami ludzkimi będzie nieoceniona, ponieważ ma wiedzę na temat działania innych części firmy. Jest tu akurat tyle szarej strefy, że wskazane jest, aby ludzie skontaktowali się z podmiotem zarządzającym zwrotem czesnego, aby sprawdzić, czy odbyte zajęcia lub studia spełniają określone standardy „pokrewnych dziedzin”.
Istnieje kilka firm, które współpracują z lokalnymi uczelniami. Może to oznaczać, że ludzie są uprawnieni do zwrotu czesnego tylko wtedy, gdy uczęszczają do college’u partnerskiego. Dowiedzenie się, czy istnieją takie ograniczenia polityki zwrotu czesnego, jest zwykle dość łatwe, pytając dział kadr.
Najlepszym sposobem, aby dokładnie określić, jaka pomoc jest dostępna, jest dokładne przeanalizowanie polityki zwrotu czesnego i zapytanie o wszelkie szczegóły, które pozostają niejasne. Może istnieć duża rozbieżność, więc omawianie wspólnych cech, o ile nie stanowi podstawy do porównania dwóch firm, może nie być zbyt pomocne. Inną rzeczą, którą pracownicy mogą rozważyć, jeśli firma nie ma takiej polityki, jest proszenie o taką lub po prostu indywidualne proszenie o pomoc w nauce. Można argumentować, że ta korzyść zawodowa jest wartością dla firmy, ponieważ sprzyja jej lojalności, skutkuje lepiej wyszkoloną siłą roboczą i umożliwia awans od wewnątrz.