Pisanie tekstów edukacyjnych, korespondencji osobistej i materiałów do komunikacji biznesowej ma podobne zasady gramatyczne, ale ma też różnice. Chociaż tradycyjna gramatyka jest ważna, niektóre z najważniejszych zasad gramatyki biznesowej odnoszą się do profesjonalnego tonu i konotacji komunikacji.
Jedną z pierwszych zasad gramatyki biznesowej jest sprawdzanie poprawności i błędów gramatycznych. Na szczęście istnieją narzędzia, które mogą pomóc to automatycznie sprawdzić. Oprogramowanie do sprawdzania gramatyki istnieje dla prawie każdego rodzaju programu do edycji tekstu. Ponieważ każdej osobie trudno jest poznać wszystkie zasady gramatyczne, oprogramowanie pomaga wyłapać błędy gramatyczne, które mogą powodować pewne kłopotliwe błędy dla firmy.
Formalność to kolejna z zasad gramatyki biznesowej. Ogólnie gramatyka i ton mają bardziej formalny charakter w korespondencji biznesowej niż w korespondencji osobistej. Nie dotyczy to wszystkich przedsiębiorstw, ale z reguły tak jest. Niektóre firmy działają w bardziej nieformalnym założeniu, co przekłada się na bardziej wyluzowany i nieformalny ton w komunikacji biznesowej.
Kolejną z zasad gramatyki biznesowej jest wybór stylu gramatyki. Większość firm wybiera między stylem Chicago Manual a stylem AP Manual. Między tymi dwoma stylami istnieją różnice gramatyczne. Ręczny styl, jaki firma wybierze do działania, może zmienić użycie gramatyki w komunikacji biznesowej.
Niektóre różnice gramatyczne dotyczą sposobu pisania liczb. Na przykład zasady gramatyki biznesowej określają, czy należy przeliterować liczby od jednego do dziewięciu. Te same zasady mówią o używaniu liczb numerycznych dla dowolnych cyfr powyżej dziewięciu. Zasady mogą również zawierać wskazówki dotyczące tego, czy „i” na liście zawiera przecinek przed ostatnią częścią listy, czy nie.
Zasady gramatyki biznesowej dyktują również prowadzenie korespondencji biznesowej. Na przykład mądrze jest, aby firmy wysyłały komunikację biznesową przez rozbudowany proces weryfikacji. Rozsądnie jest, aby co najmniej dwie osoby sprawdziły pisownię i gramatykę w kawałku, zanim stanie się on wewnętrzną lub zewnętrzną formą komunikacji. Jeśli to możliwe, co najmniej trzy osoby powinny przejrzeć utwór, aby sprawdzić błędy gramatyczne i ortograficzne, a także dokładność informacji.