Zgodne dokumenty są zgodne z warunkami związanymi z akredytywą, dzięki czemu bank może zwolnić płatność sprzedającemu w imieniu kupującego. Akredytywy są wykorzystywane w transakcjach handlowych, zwłaszcza międzynarodowych, w celu ułatwienia przepływu środków i zapewnienia pewnej ochrony obu zaangażowanym stronom. Zgodnie z warunkami, gdy sprzedający wysyła towar do kupującego i przygotowuje dokumentację, może on zostać przedstawiony bankowi do zapłaty. Bank sprawdza te dokumenty, aby ustalić, czy są one zgodne, i zwalnia płatność.
Proces ten rozpoczyna się zawarciem umowy między kupującym a sprzedającym, która zawiera szczegółowy opis sprzedawanych towarów. Jest to wykorzystywane przy generowaniu akredytywy, dzięki czemu bank ma coś do porównania z dokumentami przedstawionymi przez sprzedawcę. Gdy dokumentacja jest skompletowana, musi być kompletna i musi być zgodna z opisem zlecenia przekazanego bankowi przez kupującego. Rozbieżności mogą skutkować odrzuceniem i brakiem zapłaty dla sprzedającego.
Banki są bardzo ostrożne przy sprawdzaniu dokumentacji, ponieważ chcą dać kupującemu gwarancję, że za błędną przesyłkę nie zostanie dokonana płatność. Może to czasami skutkować odrzuceniem ze stosunkowo drobnych powodów. Na przykład zamówienie tekstylne może opisywać kolor tkaniny jako „łososiowy” w dokumentach wysyłanych do banku, podczas gdy sprzedawca określa go jako „różowy”. Bank może uznać, że zamówienie nie jest już zgodne i wstrzyma płatność.
Zanim sprzedający wyślą pakiet informacji do banku, mogą sprawdzić rozbieżności, które mogą spowodować odrzucenie płatności przez bank. Zgodne dokumenty powinny opisywać przesyłkę dokładnie i poprawnie, bez fałszerstw. Sprzedawcy mogą zapoznać się z oryginalną umową sprzedaży, aby upewnić się, że wysyłają to, o co prosił kupujący, i sprawdzić, czy nie ma małych wariantów, które mogą powodować problemy z przetwarzaniem płatności. Jeśli bank uzna, że sprzedawca nie złożył zgodnych dokumentów, konieczne będzie ponowne przetworzenie transakcji.
Termin „dokumenty zgodne” jest również używany na kilka innych sposobów. Podróżni muszą posiadać zgodne dokumenty, na przykład przy przekraczaniu granic, ze wszystkimi niezbędnymi funkcjami, aby przejść kontrolę celną. Mogą one obejmować wyraźne zdjęcie, szczegółowe informacje demograficzne oraz odpowiednie pieczęcie i adnotacje. Dokumenty mogą również wymagać zgodności z kodeksami i protokołami ustanowionymi przez agencję, aby mogły zostać zaakceptowane do działań takich jak ubieganie się o dotacje.