Podstawową rolą koordynatora zmian jest koordynowanie przepływu dokumentów dotyczących wszelkich zmian w trwającym projekcie lub dużym systemie. Aby odnieść sukces w tej roli, musi być zorientowany na szczegóły, lubić pracę przy złożonych projektach i mieć doskonałe umiejętności wielozadaniowości. Zarządzanie zmianą to proces kontrolowania i zarządzania zmianą, a ta pozycja ma kluczowe znaczenie w tym procesie.
Nie ma konkretnego programu szkoleniowego, aby zostać koordynatorem zmian. Zamiast tego zdecydowana większość pracodawców wymaga, aby koordynator zmian ukończył formalną edukację pomaturalną w pokrewnej dziedzinie. Może to obejmować księgowość, biznes, zarządzanie lub komputerowe systemy informatyczne. Programy te można ukończyć na poziomie uniwersyteckim lub społecznym i zwykle trwają od trzech do czterech lat studiów w pełnym wymiarze godzin.
Trzy główne zadania dla koordynatora zmian to wdrożenie procesu zarządzania zmianą, zaprojektowanie wspierającego go procesu biznesowego oraz zapewnienie zgodności. Szczegóły procesu będą się różnić, ale zawsze będzie osoba wnioskująca o zmianę, kierownik projektu odpowiedzialny za rozpatrzenie wniosku i powiadomienie zespołu o statusie wniosku. Większość firm projektuje wieloczęściowy formularz lub elektroniczny przepływ pracy do zarządzania tym procesem.
Istnieją dwa aspekty zarządzania zmianą, które muszą być wprowadzone, aby mogło działać prawidłowo: dokumentacja wniosku i odpowiednie zatwierdzenie. Dokumentacja wniosku musi zawierać rzeczywistą pozycję, która ma zostać zmieniona, biznesowe uzasadnienie wniosku oraz oczekiwane korzyści i ryzyko związane z wnioskiem. Każda zmiana musi przynieść wyraźne korzyści, czy to poprzez ulepszenie procesu, czy rozwiązanie problemu.
Proces zatwierdzania jest niezbędny w zarządzaniu zmianą, a obowiązkiem koordynatora zmian jest upewnienie się, że wszystkie wnioski są zatwierdzane przez odpowiednią osobę. Wymagając zatwierdzenia od personelu wyższego szczebla, wszystkie prośby muszą być wyjaśnione członkowi zespołu zarządzającego, który może mieć inną perspektywę i dostrzegać dodatkowe zagrożenia lub korzyści. Ponadto proces ten zmniejsza ryzyko, że pracownicy zażądają zmiany, która ograniczy kontrole wewnętrzne.
Zapewnienie zgodności jest ważną częścią roli koordynatora zmian. Jest on odpowiedzialny za wydawanie numerów śledzenia zmian i przeglądanie planów projektów, aby upewnić się, że wszystkie żądania zmian mają przypisany numer. Ponadto ważne jest, aby sprawdzić, czy osoba zatwierdzająca jest odpowiedzialna za obszar, na który będzie miało wpływ żądanie zmiany. Na przykład kierownik piętra nie powinien mieć możliwości zatwierdzenia wniosku o zmianę w centralnym systemie finansowym, ponieważ nie jest odpowiedzialny za ten obszar.