W dziedzinie medycyny dostępnych jest wiele stanowisk urzędniczych. Opiekun dokumentacji medycznej jest odpowiedzialny za organizację i prowadzenie działu dokumentacji medycznej. Koordynuje wszystkie działania pracowników działu, w tym archiwizację, rozliczenia, kodowanie, obsługę klienta i wiele innych projektów.
Opiekun dokumentacji medycznej może planować zmiany pracy personelu, zatrudniać personel i szkolić personel. Wywiady z potencjalnymi pracownikami są częścią pracy. Przydzielanie lub przesuwanie zadań oraz planowanie codziennych funkcji biura to typowe zadania, które przełożony prawdopodobnie wykona. Zwykle regularnie współpracuje z koderami medycznymi, płatnikami medycznymi i innymi profesjonalistami w sferze medycznej.
Nadzór nad wszystkimi zadaniami pracowników jest podstawową częścią pracy nadzorcy dokumentacji medycznej. Musi dążyć do utrzymania zarówno kontroli jakości, jak i morale pracowników w miejscu pracy. Chociaż zwykle mają stopień naukowy w zakresie zdrowia lub wyższe kwalifikacje, przełożeni często opracowują własne strategie, aby pomyślnie wykonać te zadania.
Podobnie jak większość innych zawodów medycznych, ta wiąże się z ciągłym napływem papierkowej roboty. Dokumentacja codziennych czynności, skarg, nieobecności pracowników i innych spraw jest odnotowywana codziennie. Oceny wydajności pracowników są przeprowadzane regularnie. Przełożeni zazwyczaj sprawdzają analizy wykresów i inne dokumenty pod kątem błędów oraz aktualności. Dokumentują też różne nieprawidłowości, np. niekompletne karty medyczne.
Gdy dział dokumentacji medycznej ma do czynienia ze skargą klienta, kierownik dokumentacji medycznej jest zwykle odpowiedzialny za rozwiązanie problemu. Takie skargi mogą wynikać z naruszenia Ustawy o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych lub HIPPA. Naruszenie ustawy HIPAA może prowadzić do poważnych procedur prawnych, dlatego przełożony powinien zrobić wszystko, co w jej mocy, aby zapobiec takiemu zdarzeniu.
Oprócz wypełniania formularzy, nadzorcy dokumentacji medycznej często pomagają w ich tworzeniu lub rewizji. Te zmiany lub zmiany mogą obejmować ogólne edycje, dodawanie nowych wytycznych lub przepisów lub generowanie zupełnie nowych dokumentów dla nowych procedur lub lekarzy. Często są oni również odpowiedzialni za zapewnienie, że w placówce przestrzegane są obecne przepisy federalne, stanowe i agencyjne, a także przepisy ustanowione przez płatników będących osobami trzecimi.
W trakcie postępowania sądowego za dostarczenie dowodów odpowiadają niekiedy nadzorcy dokumentacji medycznej. Mogą być poproszeni o złożenie zeznań lub zeznań o ważności każdej kwestionowanej dokumentacji medycznej. W laboratorium nadzorca dokumentacji medycznej może nadzorować wykonywane zadania diagnostyczne, nagrania i transkrypcje.