Posiadaczem rekordu jest zarejestrowany właściciel akcji lub instrumentu dłużnego, takiego jak obligacja. Korporacje muszą śledzić właścicieli swoich papierów wartościowych dla różnych celów administracyjnych. Niektóre papiery wartościowe podlegają wykupowi, co oznacza, że firma emitująca może zażądać ich zwrotu. Inni mogą mieć ograniczenia związane z ich zbywalnością. W takich przypadkach emitent musi być w stanie komunikować się z posiadaczem.
Właścicielowi papierów wartościowych mogą przysługiwać określone prawa związane z jego inwestycją. Prawa te mogą obejmować głosowanie w sprawach korporacyjnych, wypłatę dywidend i odsetek, a także rutynową komunikację korporacyjną. W zależności od konkretnego rodzaju zabezpieczenia, rejestracja właścicieli może być prowadzona przez samą korporację wydającą lub przez niezależną firmę rejestrującą. Ponownie, umiejętność odnalezienia rekordzisty jest niezwykle ważna.
Akcje zwykłe są regularnie wymieniane między właścicielami, co może stwarzać problem, jeśli dywidenda powinna nadejść w okresie transferu. W przypadku obrotu akcjami ostateczne przeniesienie własności może potrwać kilka dni. Powstaje zatem pytanie, czy kupujący lub sprzedający są uprawnieni do otrzymania dywidendy lub wpływów z podziału akcji w tym okresie rozliczeniowym. Przepisy Komisji Papierów Wartościowych i Giełd Stanów Zjednoczonych rozwiązują tę kwestię, nakazując dyrektorom korporacyjnym określenie daty ustalenia prawa do dywidendy. Prawo do dywidendy mają posiadacze zarejestrowani w tym dniu.
Aby kwalifikować się jako posiadacz rekordu, akcje muszą zostać zakupione co najmniej dwa dni robocze przed datą rekordu. Ten ostatni dzień na wypłatę dywidendy nazywany jest dniem ex-dywidendy. Data rejestracji nie jest zwykle datą zakupu; jest to jedynie moment ustanowienia własności dla celów dystrybucji.
Posiadaczem rekordu może być osoba fizyczna lub podmiot gospodarczy, a nazwisko posiadacza jest zwykle wymienione na świadectwie akcyjnym lub obligacyjnym. Może być jedynie posiadaczem depozytu, na przykład gdy faktyczny beneficjent jest osobą niepełnoletnią lub gdy papier wartościowy jest przechowywany przez brokera w imieniu klienta. Papiery wartościowe mogą być również całkowicie niezarejestrowane, w którym to przypadku nie ma żadnego posiadacza wpisu, który mógłby zostać odnotowany przez rejestratora lub wymieniony na certyfikacie. Takie niezarejestrowane papiery wartościowe nazywane są certyfikatami na okaziciela i każdy, kto je posiada, może nimi handlować lub otrzymywać należne korzyści. Posiadacze akt mogą być również określani jako właściciele akt lub akcjonariusze/akcjonariusze akt.