Dłużnicy z tytułu dostaw i usług to klienci, którzy mają rozszerzone przywileje kredytowe w momencie zakupu, ale nie uregulowali jeszcze w pełni tych zaległych sald. Salda te obejmują należności dostawcy lub sprzedawcy i są śledzone na bieżąco. W zależności od warunków umów kupna między dostawcą a każdym z dłużników handlowych, odsetki lub opłaty finansowe mogą być naliczane od niespłaconych sald, które przechodzą z jednego okresu rozliczeniowego na następny.
Rozszerzanie przywilejów kredytowych to strategia, która może przynieść korzyści zarówno dostawcom, jak i dłużnikom handlowym. Klienci mają możliwość dokonywania niezbędnych zakupów i lewarowania zadłużenia tak, aby przechodziło ono na emeryturę przez dłuższy czas, w oparciu o warunki mające zastosowanie do umowy kredytowej. Jednocześnie dostawca jest w stanie generować sprzedaż, która docelowo przyniesie firmie przychód, pozwalając na osiągnięcie zysku z działalności. Gdy klienci dokonują płatności zaległych sald, firma korzysta z przepływów pieniężnych, które pozwalają jej pokrywać koszty operacyjne i nadal wytwarzać więcej towarów i usług, które są sprzedawane klientom.
Śledzenie czynności płatniczych dłużników handlowych jest ważne dla utrzymania wypłacalności finansowej firmy. Większość firm ustala standardy dotyczące płatności zaległych faktur lub zakupów. W zależności od struktury umowy kredytowej klienci mogą być zobowiązani do uiszczenia płatności za każdą fakturę w ciągu określonej liczby dni kalendarzowych lub zostać obciążeni jakimś rodzajem dodatkowej opłaty finansowej lub opłaty za opóźnienie. W przypadku kredytu odnawialnego klient musi zapłacić minimalną kwotę w każdym okresie rozliczeniowym, aby utrzymać konto klienta w dobrej kondycji. Niektóre firmy będą nawet oferować zachęty, takie jak niewielkie rabaty na kolejne zakupy, jeśli faktury zostaną uregulowane w określonym czasie.
Gdy dłużnicy handlowi zaczynają wykazywać historię płatności, która obejmuje ciągłe opóźnienia w płatnościach, dostawca może podjąć kroki w celu ograniczenia przyszłych zakupów, przynajmniej do czasu całkowitego wycofania salda rachunku bieżącego. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy dostawca ma powody, by sądzić, że dłużnik znajdzie się w obliczu poważnych trudności finansowych, aż do upadłości włącznie. W celu ustalenia, czy istnieje powód do obaw, dostawca może przeprowadzić dochodzenie w sprawie dłużnika, sporządzając raporty kredytowe i konsultując się z innymi źródłami biznesowymi. Tego typu działanie jest konieczne, aby chronić interesy dostawcy i zapobiegać niewykonaniu zobowiązania, które mogłoby spowodować poważne problemy z przepływami pieniężnymi dla firmy.