Warunki płatności to warunki płatności za sprzedaż, określające ramy czasowe, w których klient może zapłacić bez kar za zwłokę lub dodatkowych opłat. Jeśli klient zapłaci wcześniej, może to zapewnić dostęp do rabatu. Opóźnione płatności podlegają opłacie karnej, a jeśli klient płaci bardzo późno lub wielokrotnie spóźnia się, sprzedawca może zmienić warunki płatności, zobowiązując klienta do wcześniejszej zapłaty. Warunki te są częścią umowy, którą kupujący i sprzedający podpisują na początku umowy biznesowej, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją oczekiwania związane z umową.
Niektóre warunki płatności wymagają gotówki z góry. Jest to powszechne w przypadku nowych klientów, ponieważ sprzedawca nie ma ugruntowanej relacji biznesowej. Konsumenci zamawiający towary często płacą również z góry. Sprzedawcy mogą również poprosić o płatność przy odbiorze. Po przybyciu towaru kupujący musi uiścić płatność. Nadawcy pobierają płatności za pobraniem i mogą wstrzymać przesyłkę do czasu otrzymania płatności.
Częściej warunki płatności oferują opcje kredytowe. Terminy 30, 60 lub 90 dni są powszechne, dzięki czemu klienci mogą płacić w tych okresach bez kary. Niektóre zapewniają zniżkę motywacyjną; jeśli klient zapłaci na przykład w ciągu pierwszych 10 dni, może wystąpić obniżona cena. Niektóre rachunki zawierają informacje o tym, ile klienci zapłacą za opóźnienia w opłatach, jeśli dokonają płatności z opóźnieniem; rachunek może mieć osobne pola dla płatności wysłanych w ciągu jednego i 30 dni, 31 i 60 i tak dalej.
Warunki płatności mogą ulec zmianie pomiędzy umowami. Sprzedawcy mogą zdecydować się na zmianę warunków w całej firmie z różnych powodów, oczekując, że wszyscy klienci będą przestrzegać nowych wytycznych. Mogą wydać zalecenie, aby ostrzec długoterminowych klientów o zmianie, aby mogli dostosować swoje praktyki księgowe. Sprzedawcy indywidualni mogą również napotkać zmiany w warunkach płatności w oparciu o ich przeszłe zachowanie w firmie. Klienci, którzy zawsze płacą szybko z góry lub przy odbiorze, mogą otrzymać ofertę kredytu. I odwrotnie, jeśli płatności są rutynowo opóźniane, warunki płatności mogą zmienić się na płatność za pobraniem lub przedpłatę, aby chronić sprzedającego przed ryzykiem.
Ważne jest, aby dokładnie przejrzeć warunki płatności i odnotować, kiedy wchodzą one w życie. Zwykle data na rachunku wyznacza moment, w którym zegar zaczyna tykać. Jeśli klienci otrzymują rachunki z opóźnieniem, powinni skontaktować się ze sprzedawcą w celu omówienia sytuacji. Płatności elektroniczne znacznie ograniczyły ryzyko opóźnień w wysyłce i sprawiają, że kupującym trudniej jest twierdzić, że nie otrzymali rachunku przed terminem płatności.