Ένας λογαριασμός και μια απόδειξη χρησιμοποιούνται σε δύο εντελώς διαφορετικές καταστάσεις. Ένας λογαριασμός παρουσιάζεται όταν οφείλονται χρήματα, ενώ μια απόδειξη δίνεται όταν έχει πληρωθεί ένα οφειλόμενο ποσό. Με άλλα λόγια, ένας λογαριασμός είναι μια αίτηση πληρωμής, ενώ μια απόδειξη είναι η επιβεβαίωση πληρωμής που ελήφθη.
Γενικά, οι λογαριασμοί χρησιμοποιούνται για αγορές που γίνονται με πίστωση και οι αποδείξεις ακολουθούν πληρωμές σε μετρητά για αγαθά ή υπηρεσίες. Για παράδειγμα, όταν ένας πελάτης πληρώνει για είδη παντοπωλείου, ο υπάλληλος θα αθροίσει τα είδη και θα δώσει στον πελάτη μια απόδειξη αμέσως μετά τη λήψη της πληρωμής. Ένα άτομο που έχει λογαριασμό σε μια τηλεφωνική εταιρεία, από την άλλη πλευρά, είναι πιθανό να λαμβάνει έναν λογαριασμό περίπου την ίδια ώρα κάθε μήνα με το συγκεκριμένο ποσό που οφείλεται. Εάν ο λογαριασμός του προηγούμενου μήνα δεν έχει εξοφληθεί, το ποσό συνήθως προστίθεται στον τρέχοντα, ίσως με επιβάρυνση τόκων εάν η ημερομηνία λήξης έχει παρέλθει πολύ. Αυτή η μέθοδος λογαριασμού και απόδειξης χρησιμοποιείται τόσο για καταναλωτικές όσο και για επιχειρηματικές καταστάσεις.
Στις επιχειρήσεις, ένας λογαριασμός είναι συνήθως γνωστός ως τιμολόγιο. Ο όρος καθαρές 30 ημέρες χρησιμοποιείται συνήθως σε εταιρείες για να υποδείξει ότι το τιμολόγιο πρέπει να εξοφληθεί συνολικά εντός 30 ημερών από τη στιγμή της αγοράς αγαθών ή υπηρεσιών. Ένας λογαριασμός και μια απόδειξη μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε διαφορετικές συναλλαγές για έναν πελάτη που έχει λογαριασμό σε μια εταιρεία. Εάν ο πελάτης πραγματοποιεί μια μεγαλύτερη αγορά, μπορεί να θέλει να χρησιμοποιήσει πίστωση και να χρεωθεί, αλλά εάν για ένα ή δύο μόνο είδη, μπορεί να προτιμηθεί η πληρωμή μετρητών και η διατήρηση της απόδειξης ως απόδειξη πληρωμής.
Τα τιμολόγια ή οι λογαριασμοί συνήθως προετοιμάζονται με χρήση λογισμικού υπολογιστή σε περιβάλλοντα γραφείου, ενώ πολλές αποδείξεις δημιουργούνται σε ταμειακές μηχανές στα καταστήματα. Οι αποδείξεις μπορούν επίσης να είναι χειρόγραφες κατά τη στιγμή της πληρωμής σε μετρητά, όπως όταν ο ιδιοκτήτης λαμβάνει το μηνιαίο ενοίκιο από έναν ενοικιαστή. Σε αντίθεση με τις αποδείξεις ή τα τιμολόγια ταμειακής μηχανής, μια χειρόγραφη απόδειξη δεν αναγράφεται συχνά, αλλά περιλαμβάνει απλώς το συνολικό ποσό. Τα τιμολόγια και οι αποδείξεις που αναλύονται συνήθως εμφανίζουν πρώτα το καθαρό ποσό και, στη συνέχεια, προστίθενται φόροι ή αφαιρούνται οι εκπτώσεις προτού το σύνολο τοποθετηθεί στο κάτω μέρος. Ωστόσο, τα σύνολα σε έναν λογαριασμό και μια απόδειξη θα σημαίνουν πάντα διαφορετικά πράγματα.
Τα συνολικά ποσά σε όλους τους τύπους αποδείξεων υποδεικνύουν τα πληρωμένα κεφάλαια. Τα συνολικά ποσά σε κάθε είδους λογαριασμό υποδηλώνουν ότι το ποσό εξακολουθεί να οφείλεται, εκτός εάν ένα τιμολόγιο έχει σφραγίδα “πληρωμένο”. Αντί να χρησιμοποιούν πληρωμένη σφραγίδα ή σήμανση σε έναν λογαριασμό, οι περισσότερες επιχειρήσεις σήμερα υποδεικνύουν σε ξεχωριστό αντίγραφο κίνησης ή σε επερχόμενους λογαριασμούς ότι ελήφθη το προηγούμενο οφειλόμενο ποσό.