Οι κύριες διαφορές μεταξύ ενός τιμολογίου και μιας απόδειξης προέρχονται από το πότε παρέχεται κάθε τύπος παραστατικού κατά τη διαδικασία αγοράς και από τον σκοπό για κάθε έγγραφο. Ένα τιμολόγιο εκδίδεται συνήθως από τον πωλητή ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας προς το άτομο ή την εταιρεία που αγοράζει αυτό το είδος, συνήθως μόλις μεταφερθεί αυτό το είδος αλλά πριν εξοφληθεί. Από την άλλη πλευρά, μια απόδειξη εκδίδεται από τον πωλητή στον αγοραστή μετά την πληρωμή του αντικειμένου. Ενώ και τα δύο αυτά έγγραφα εκδίδονται από τον πωλητή, το τιμολόγιο είναι αίτημα πληρωμής ενώ η απόδειξη αποτελεί αρχείο πληρωμής.
Ένα τιμολόγιο και μια απόδειξη εκδίδονται συνήθως από τον πωλητή ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας στον αγοραστή αυτού του είδους, αν και κάθε έγγραφο προορίζεται για διαφορετικό σκοπό. Τα τιμολόγια χρησιμοποιούνται ως μέσο τεκμηρίωσης των προϊόντων ή των υπηρεσιών που παρέχονται από έναν πωλητή στον αγοραστή και στη συνέχεια ζητείται πληρωμή για αυτό το είδος. Αυτό συνήθως εκδίδεται κατά την παράδοση του παραγγελθέντος είδους, αν και ένα τιμολόγιο μπορεί επίσης να εκδοθεί μετά την τοποθέτηση μιας παραγγελίας αλλά πριν από την παράδοση.
Η απόδειξη εκδίδεται από τον πωλητή στον αγοραστή ενός αντικειμένου αφού γίνει η πληρωμή για αυτό το είδος. Λειτουργεί ουσιαστικά ως απόδειξη αγοράς για τον αγοραστή, ώστε να μπορεί να αποδείξει ότι ένα προϊόν ή μια υπηρεσία αγοράστηκε νόμιμα. Αυτό μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί από έναν αγοραστή για να παρακολουθεί τις πληρωμές που έχουν λάβει για διάφορα είδη. Τόσο ένα τιμολόγιο όσο και μια απόδειξη μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως μέρος ενός κύκλου αγοράς, για να βοηθήσουν τον αγοραστή και τον πωλητή να παρακολουθούν πού βρίσκονται σε αυτόν τον κύκλο.
Αυτή η διαφορά στο πού εκδίδονται τιμολόγιο και απόδειξη εντός της προθεσμίας της διαδικασίας αγοράς είναι αξιοσημείωτη. Η σημασία ενός τιμολογίου βασίζεται στη χρήση τιμολογίων για την τεκμηρίωση των πωλήσεων πριν από την πληρωμή, επιτρέποντας στους πωλητές να παρακολουθούν τα εξερχόμενα προϊόντα και υποδεικνύοντας στους αγοραστές ποια προϊόντα ή υπηρεσίες εισέρχονται. Αυτό είναι σημαντικό για τη σωστή παρακολούθηση του αποθέματος και στις δύο πλευρές της διαδικασίας αγοράς και για τους αγοραστές να παρακολουθούν τις πληρωμές που εκκρεμούν. Οι αποδείξεις, από την άλλη πλευρά, επιτρέπουν στους αγοραστές να παρακολουθούν τις πληρωμές που έχουν πραγματοποιηθεί και διευκολύνουν τους πωλητές να παρακολουθούν ποια τιμολόγια έχουν πληρωθεί και ποια εκκρεμούν ακόμη.