Στα λατινικά, pro forma σημαίνει «ως θέμα μορφής». Ο όρος χρησιμοποιείται σε διάφορους κλάδους και κάθε φορά που πωλούνται αγαθά ή υπηρεσίες, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένα προφορικό τιμολόγιο. Δεδομένου ότι παρουσιάζεται πριν από την πραγματική πώληση, δεν θεωρείται το επίσημο τιμολόγιο. Αντίθετα, χρησιμοποιείται συχνά ως συμφωνία μεταξύ αγοραστή και πωλητή, στην οποία ο αγοραστής συμφωνεί να αγοράσει ένα αντικείμενο ή μια υπηρεσία από τον πωλητή για μια συγκεκριμένη τιμή. Οι πληροφορίες για αυτόν τον τύπο τιμολογίου είναι συνήθως οι ίδιες με το εμπορικό τιμολόγιο μετά την επιβεβαίωση της συναλλαγής, αν και περιστασιακά ορισμένες λεπτομέρειες ενδέχεται να αλλάξουν.
Ένα τυπικό τυπικό τιμολόγιο περιλαμβάνει συνήθως την ημερομηνία, το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας τόσο του αγοραστή όσο και του πωλητή. Αναλύει επίσης την τιμή ανά μονάδα του προϊόντος ή της υπηρεσίας που πωλείται, καθώς και μια περιγραφή του καθενός και τη συνολική τιμή. Πρόσθετες σχετικές λεπτομέρειες, όπως ο τρόπος πληρωμής και η ημερομηνία παράδοσης του είδους ή της υπηρεσίας, περιλαμβάνονται επίσης συχνά στο εμπορικό τιμολόγιο. Ένα προφορικό τιμολόγιο περιλαμβάνει συνήθως όλες αυτές τις πληροφορίες, αν και σε ορισμένες περιπτώσεις, η τιμή μπορεί να αλλάξει πριν ολοκληρωθεί η συναλλαγή. Ορισμένες επιχειρήσεις προσφέρουν μόνο μια πιο γενική φόρμα στην αρχή, οπότε οι πραγματικές λεπτομέρειες της πώλησης συμπληρώνονται μόνο αφού πραγματοποιηθεί.
Δεν επιλέγουν όλοι να χρησιμοποιήσουν ένα προφορικό τιμολόγιο, αλλά συχνά συνιστάται πριν από την ολοκλήρωση της πώλησης, προκειμένου να αποφευχθούν παρεξηγήσεις. Συνήθως θεωρείται πιο επιθυμητό από ένα απόσπασμα, καθώς περιλαμβάνονται τόσες πολλές λεπτομέρειες. Όχι μόνο αναγράφεται η τιμή στη φόρμα, αλλά και άλλες σχετικές λεπτομέρειες, όπως η ημερομηνία παράδοσης και οι όροι πληρωμής, διευκρινίζονται έτσι ώστε να μην υπάρχουν εκπλήξεις και από τις δύο πλευρές. Πολλοί άνθρωποι που αγοράζουν μια μεγάλη ποσότητα προϊόντων ταυτόχρονα ή ίσως χρειάζονται χρηματοδότηση, ζητούν να δουν ένα τιμολόγιο πριν από την επίσημη συναλλαγή.
Αν και ένα προφορικό τιμολόγιο σπάνια θεωρείται επίσημο, μερικές φορές γίνεται αποδεκτό όταν δεν υπάρχουν διαθέσιμα τυπικά εμπορικά τιμολόγια. Μερικές φορές εκδίδεται για να λάβετε προκαταβολή πριν από την ολοκλήρωση μιας υπηρεσίας ή την αποστολή ενός προϊόντος. Σε κάθε περίπτωση, συνήθως δεν εκδίδεται έως ότου οι περισσότερες λεπτομέρειες της συναλλαγής γίνουν γνωστές και συμφωνηθούν και από τα δύο μέρη. Γενικά, τίποτα δεν καταγράφεται ούτε στους πληρωτέους ούτε στους εισπρακτέους λογαριασμούς έως ότου εκπονηθεί το επίσημο εμπορικό τιμολόγιο.