Το σταθερό και το μεταβλητό κόστος αποτελούν το συνολικό κόστος μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού. Μια επιχείρηση ή ένας οργανισμός μπορεί να χαρακτηρίσει το μεγαλύτερο μέρος του κόστους είτε ως πάγιο είτε ως μεταβλητό κόστος, συμπεριλαμβανομένων των μισθών του προσωπικού, των προμηθειών, του ενοικίου και οποιωνδήποτε άλλων αγορών ή λογαριασμών. Τα κόστη που δεν αλλάζουν με βάση την ποσότητα της υπηρεσίας ή τον αριθμό των παρεχόμενων αγαθών είναι σταθερά κόστη, ενώ το μεταβλητό κόστος μπορεί να αυξηθεί ή να μειωθεί ανάλογα με την ποσότητα της υπηρεσίας ή των προϊόντων που παράγονται. Και οι δύο τύποι κόστους είναι απαραίτητες εκτιμήσεις κατά την εκτέλεση της ανάλυσης διαφορικού κόστους.
Κόστος όπως το ενοίκιο και οι μισθοί του προσωπικού είναι σταθερές δαπάνες επειδή δεν αλλάζουν με βάση την ποσότητα της υπηρεσίας ή των προϊόντων που παράγονται. Για παράδειγμα, το ενοίκιο πρέπει να πληρωθεί για μια μισθωμένη βιτρίνα ανεξάρτητα από το πόσες πωλήσεις έχει η επιχείρηση. Ομοίως, ένας εργάτης στο εργοστάσιο που λαμβάνει μισθό ή ωρομίσθιο δεν κερδίζει περισσότερα ή λιγότερα χρήματα με βάση την ποσότητα των προϊόντων που παράγει το εργοστάσιο. Το ενοίκιο και οι μισθοί είναι δύο κοινά πάγια έξοδα, αλλά στην κατηγορία εντάσσονται και άλλα κόστη, όπως οι αποσβέσεις.
Το μεταβλητό κόστος περιλαμβάνει συνήθως προμήθειες που είναι απαραίτητες για τη λειτουργία, είδη που αγοράστηκαν για μεταπώληση και άλλα στοιχεία κόστους που ποικίλλουν ανάλογα με τον αριθμό των πωλήσεων, την ποσότητα της παρεχόμενης υπηρεσίας ή την ποσότητα των παραγόμενων αγαθών. Το φαγητό σε ένα εστιατόριο, για παράδειγμα, είναι ένα μεταβλητό κόστος, επειδή το ποσό που δαπανάται για συστατικά σχετίζεται με το πόσα τρόφιμα πουλάει το εστιατόριο στους πελάτες. Αντικείμενα όπως τα δοχεία παραλαβής είναι επίσης μεταβλητό κόστος.
Ένα κόστος μπορεί μερικές φορές να είναι δύσκολο να κατηγοριοποιηθεί, όπως η ηλεκτρική ενέργεια. Εάν η παραγωγή ενός εργοστασίου αυξηθεί, μπορεί να χρησιμοποιήσει περισσότερη ηλεκτρική ενέργεια. Η επιχείρηση μπορεί να αναμένει να πληρώσει το ελάχιστο ποσό ανεξάρτητα από τον αριθμό των προϊόντων που παράγονται, αλλά το ποσό θα μπορούσε να αυξηθεί με βάση την παραγωγή σαν μεταβλητό κόστος. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μερικές φορές τον όρο μικτό κόστος όταν προκύπτουν δυσκολίες στη διαφοροποίηση μεταξύ σταθερού και μεταβλητού κόστους. Η εκτέλεση ορισμένων τύπων χρηματοοικονομικής ανάλυσης μπορεί να απαιτεί από μια επιχείρηση να τοποθετήσει ένα μικτό κόστος είτε στη σταθερή είτε στη μεταβλητή κατηγορία.
Η διάκριση μεταξύ σταθερού και μεταβλητού κόστους είναι σημαντική για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Η ανάλυση διαφορικού κόστους απαιτεί το κόστος να κατηγοριοποιείται και να αντιμετωπίζεται διαφορετικά για μεμονωμένες οικονομικές αποφάσεις. Αυτές οι κατηγορίες χρησιμοποιούνται για διάφορους σκοπούς κατά την ανάλυση διαφορικού κόστους, συμπεριλαμβανομένης της ανάλυσης κερδοφορίας και της οριακής τιμολόγησης. Οι υπολογισμοί του νεκρού σημείου είναι επίσης μια πολύ κοινή χρήση για σταθερό και μεταβλητό κόστος, επειδή οι εταιρείες πρέπει να βρουν το νεκρό σημείο για να καθορίσουν το ποσό της υπηρεσίας που πρέπει να παρέχουν για να αποτρέψουν την απώλεια χρημάτων.