Ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης είναι μια στρατηγική που χρησιμοποιείται συχνά από επιχειρήσεις, μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, ακόμη και ιδιώτες για τον προγραμματισμό ενός λειτουργικού προϋπολογισμού για ένα επερχόμενο ημερολογιακό έτος. Αυτό που παραμερίζει αυτήν την προσέγγιση είναι ότι δεν υπάρχει υπόθεση σχετικά με τους πόρους που διατίθενται για τη χρηματοδότηση του προϋπολογισμού. Αντίθετα, τα κονδύλια που περιλαμβάνονται στον προϋπολογισμό βασίζονται σε προβλέψεις εσόδων που θα δημιουργηθούν και θα εισπραχθούν πραγματικά κατά την περίοδο που καλύπτεται από τον προϋπολογισμό.
Σε άλλες μεθόδους προετοιμασίας προϋπολογισμού, υπάρχει συνήθως κάποιο ποσό πόρων εσόδων που μεταφέρονται από μια προηγούμενη περίοδο. Με μια προσέγγιση προϋπολογισμού μηδενικής βάσης, δεν υπάρχει οικονομικό μαξιλάρι που να περιλαμβάνεται στον προσδιορισμό του πόσοι πόροι θα διατεθούν για κάθε τμήμα του λειτουργικού προϋπολογισμού των νοικοκυριών. Αντίθετα, η ιδέα είναι να καθοριστούν τα κονδύλια του προϋπολογισμού με βάση την εύλογη προσδοκία των εισπραχθέντων εσόδων κατά τη διάρκεια της περιόδου. Για παράδειγμα, ένα άτομο μπορεί να χρησιμοποιεί μηδενικό βασικό προϋπολογισμό προγραμματίζοντας κάθε μήνα του ετήσιου προϋπολογισμού του νοικοκυριού με βάση το καθαρό εισόδημα από μια εργασία, αλλά να μην περιλαμβάνει χρηματοδότηση οποιουδήποτε στοιχείου γραμμής από πηγές εισοδήματος από τόκους ή αποταμιεύσεις που συσσωρεύτηκαν κατά το προηγούμενο έτος.
Πολλές εταιρείες και οργανισμοί προτιμούν να χρησιμοποιούν αυτήν την τεχνική κατάρτισης προϋπολογισμού, ακόμη και αν υπάρχουν διαθέσιμοι πόροι για τη διαχείριση ενός σημαντικού αριθμού δαπανών στον προϋπολογισμό για το επόμενο έτος. Αυτή η προσέγγιση δημιουργεί μια κατάσταση όπου η εταιρεία είναι έτοιμη να αντιμετωπίσει ένα έλλειμμα εσόδων αντλώντας από πόρους που υπήρχαν, αλλά θεωρούνται εκτός του προϋπολογισμού. Δεδομένου ότι οι απρόβλεπτες πτώσεις των πωλήσεων, καθώς και οι αυξήσεις στο λειτουργικό κόστος μπορεί να συμβούν σε οποιαδήποτε επιχείρηση, ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης είναι σίγουρα μια συνετή προσέγγιση στην προσπάθεια κατάρτισης προϋπολογισμού.
Ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης μπορεί να είναι μεγαλύτερη πρόκληση από άλλες μεθόδους προϋπολογισμού. Συχνά, αυτή η προσέγγιση απαιτεί από τον οργανισμό ή την εταιρεία να είναι πιο ρεαλιστές σχετικά με τη δυνατότητα χρηματοδότησης κάθε στοιχείου γραμμής. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να σκεφτεί δύο φορές τις δαπάνες που θα μπορούσαν να υπονομεύσουν τη συνέχιση της λειτουργίας της εταιρείας εάν τα αναμενόμενα έσοδα για το ημερολογιακό έτος πέφτουν κάτω από τις προβλέψεις. Εναλλακτικά, ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης δεν αποκλείει την προσθήκη μιας νέας επιχείρησης κατά τη διάρκεια του ημερολογιακού έτους, εάν τα εισπραχθέντα έσοδα υπερβαίνουν αυτές τις αρχικές προβλέψεις.