Κάθε εργοδότης, μικρός ή μεγάλος, πρέπει να προβλέπει την περιοδική καταβολή μισθών, προμηθειών και μισθών στους εργαζομένους του. Μια σύνθετη εργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες, η προετοιμασία μισθοδοσίας μιας επιχείρησης περιλαμβάνει έναν αριθμό διαφορετικών καθηκόντων, συμπεριλαμβανομένης της επαλήθευσης της αποζημίωσης που οφείλεται στους υπαλλήλους, του υπολογισμού των φόρων εισοδήματος και μισθοδοσίας που πρέπει να παρακρατούνται από τους μισθούς και του υπολογισμού άλλων ποσών που πρέπει να παρακρατηθούν Το Αν και προφανώς ένα κοσμικό έργο που είναι βασικά στοιχεία παραμένει αμετάβλητο από τη μια εβδομάδα στην άλλη, η προετοιμασία μισθοδοσίας είναι ένα απολύτως κρίσιμο στοιχείο για την επιτυχία κάθε επιχείρησης, επειδή τα προβλήματα με τη μισθοδοσία οδηγούν σε δραματική πτώση του ηθικού των εργαζομένων.
Το πρώτο στοιχείο της σωστής προετοιμασίας μισθοδοσίας είναι ο καθορισμός του ποσού που πρέπει να αμείβεται για κάθε εργαζόμενο. Οι μισθωτοί είναι πιο εύκολο να πληρωθούν, επειδή λαμβάνουν το ίδιο ποσό κάθε εβδομάδα. Οι ωριαίοι υπάλληλοι καταγράφουν γενικά τον χρόνο που ξεκινούν και τελειώνουν την εργασία σε ένα σύστημα χρονομέτρησης και αυτά τα αρχεία χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό της αμοιβής τους. Ένας πολύπλοκος παράγοντας στον υπολογισμό της ωριαίας αμοιβής είναι η υπερωρία, η οποία καταβάλλεται μόνο στους ωρομίσθιους υπαλλήλους αλλά σε υψηλότερο ποσοστό από την κανονική αμοιβή τους. Οι ανάδοχοι υπάλληλοι πληρώνονται συνήθως με βάση τις πωλήσεις τους, κάτι που απαιτεί την παροχή των σχετικών στοιχείων πωλήσεων για κάθε πωλητή στο τμήμα μισθοδοσίας εγκαίρως. Οι υπολογισμοί της προμήθειας μπορεί να είναι περίπλοκοι όταν οι πωλητές συνεργάζονται για την πώληση και μοιράζουν την προμήθεια, καθώς και με διαφορετικά ποσοστά προμήθειας για διαφορετικά προϊόντα.
Ορισμένοι εργοδότες κάνουν επίσης προσθήκες στην αμοιβή των υπαλλήλων τους, με τη μορφή μπόνους, αποδοχών άδειας, αμοιβής αργίας και αμοιβής ασθενείας, που φορολογούνται, και επιστροφή επιχειρηματικών εξόδων, που γενικά δεν φορολογούνται. Άλλες προσαρμογές στις αμοιβές των εργαζομένων που θα μπορούσαν να υποβληθούν σε επεξεργασία μέσω μισθοδοσίας είναι η επιστροφή των εξόδων μετακίνησης και η καταβολή επιδομάτων αυτοκινήτου και βενζίνης. Υπάρχουν επίσης διάφορες ρυθμίσεις για την κανονικοποίηση της αποζημίωσης των πωλητών που έχουν ανατεθεί για να τους βοηθήσουν να αντιμετωπίσουν τις ακραίες υψηλές και χαμηλές περιοδικές αμοιβές που χαρακτηρίζουν την αποζημίωση των αναθέτων πωλητών.
Αφού διαπιστωθεί το εισόδημα για κάθε εργαζόμενο, πρέπει να υπολογιστούν οι παρακρατήσεις και οι κρατήσεις. Οι φόροι μισθοδοσίας για την Κοινωνική Ασφάλιση, τη Medicare, την ανεργία, την αναπηρία και την αποζημίωση εργαζομένων πρέπει να παρακρατούνται από κάθε αμοιβή που υπόκειται σε νομοθετικές απαιτήσεις και όρια και οι φόροι εισοδήματος πρέπει να παρακρατούνται από την αμοιβή όλων των εργαζομένων των οποίων η αμοιβή υπερβαίνει ένα νόμιμο όριο. Πρέπει επίσης να υπολογιστούν εθελοντικές κρατήσεις, όπως ασφάλιστρα ασφάλισης υγείας, εισφορές σε λογαριασμούς ταμιευτηρίου συνταξιοδότησης, ευέλικτοι λογαριασμοί δαπανών και άλλα στοιχεία. Ένα σημαντικό στοιχείο της προετοιμασίας της μισθοδοσίας είναι να καθοριστεί ποιες προσαρμογές, είτε μειώσεις είτε προσθήκες, πραγματοποιούνται πριν από τον υπολογισμό και την παρακράτηση των φόρων εισοδήματος και ποιες μετά. Ένα λάθος κατά τη λήψη αυτού του προσδιορισμού θα μπορούσε να οδηγήσει σε ενοχλητικές φορολογικές συνέπειες για τον εργαζόμενο.
Αφού ετοιμαστεί πλήρως η μισθοδοσία, πρέπει να υποβληθεί σε επεξεργασία. Η επεξεργασία και η παραγωγή μισθοδοσίας έχει γίνει μια εξαιρετικά αυτοματοποιημένη διαδικασία στις Ηνωμένες Πολιτείες, με πολλές μισθοδοσίες να επεξεργάζονται από τρίτους εργολάβους. Είτε γίνεται στο εσωτερικό είτε από τρίτο εργολάβο, η διαδικασία δημιουργεί μεμονωμένες χάρτινες αποδοχές, καθώς και άμεσες καταθέσεις σε τραπεζικούς λογαριασμούς εργαζομένων. Επιπλέον, η προετοιμασία μισθοδοσίας περιλαμβάνει τη δημιουργία αναλυτικών και συνοπτικών καταστάσεων για την κατάθεση των ποσών που απαιτούνται για την κάλυψη των επιταγών και των άμεσων καταθέσεων, καθώς και για πληρωμές φόρων και λοιπών πληρωμών στους αρμόδιους κρατικούς φορείς ή ασφαλιστικούς φορείς. Οι υπεύθυνοι για την προετοιμασία της μισθοδοσίας πρέπει να παρέχουν αυτές τις πληροφορίες στο τμήμα οικονομικών ή πληρωτέων λογαριασμών του εργοδότη, καθήκον του οποίου είναι να διασφαλίζει ότι τα κεφάλαια για την πληρωμή των εργαζομένων είναι διαθέσιμα και κατατίθενται σωστά. Η επεξεργασία μιας μισθοδοσίας περιλαμβάνει επίσης τη συγκέντρωση των στοιχείων που είναι απαραίτητα για τις περιοδικές οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας και για τη σύνταξη φορολογικών καταστάσεων τέλους χρήσης των εργαζομένων. Κάθε μισθοδοσία είναι μοναδική και πρέπει να προετοιμαστεί κατάλληλα και διεξοδικά για να μπορέσει να υποβληθεί σε επεξεργασία, είτε εσωτερικά είτε από τρίτο μέρος.
SmartAsset.