Τα μικρά μετρητά είναι ένα μικρό χρηματικό ποσό που θα κρατήσει μια εταιρεία για άυλα έξοδα. Η συμφιλίωση μικρών μετρητών είναι η διαδικασία εξέτασης των αποδείξεων για δαπάνες μικρών μετρητών και αντιστοίχισης του συνόλου με το αρχικό ποσό μετρητών. Τα βήματα συχνά περιλαμβάνουν επανεξέταση μεμονωμένων αιτημάτων μικρομεσαίων μετρήσεων, ανάλυση αποδείξεων για χρήματα που δαπανήθηκαν, εξισορρόπηση των μετρητών, ανάρτηση καταχωρήσεων στο περιοδικό και συμπλήρωση των χρημάτων. Το λογιστικό τμήμα συνήθως χειρίζεται αυτά τα καθήκοντα, αν και οι μικρές εταιρείες μπορεί να βασίζονται σε ιδιοκτήτες ή γραμματέα.
Οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν από τους υπαλλήλους να συμπληρώσουν ένα μικρό έγγραφο ή να ζητήσουν μικρά μετρητά. Αυτό μπορεί να χρειάζεται διαχειριστική εξουσιοδότηση, ώστε η εταιρεία να αποφύγει να δώσει χρήματα για μη επιχειρηματικούς σκοπούς. Αυτό βοηθά επίσης τους λογιστές να εντοπίζουν ποιος έχει χρήματα μικρού μεγέθους και να παρακολουθούν αυτά τα άτομα για να διασφαλίσουν ότι τα χρήματα δεν κλέβονται από τον υπάλληλο. Το αίτημα για μικρά μετρητά θα επιστρέψει επίσης στον λογιστή μαζί με το υπόλοιπο μετρητών και την απόδειξη αγοράς για τη συμφιλίωση των μετρητών.
Οι λογιστές πρέπει να αναλύουν προσεκτικά τις εισπράξεις όταν περνούν από τη συμφιλίωση μικρών μετρητών. Αυτό επιτρέπει στους λογιστές να ανακαλύψουν εάν τα χρήματα δαπανήθηκαν ακατάλληλα ή ότι τα αγαθά που αγοράστηκαν δεν χρειάστηκαν από την εταιρεία. Η βασική διαδικασία για τον συμβιβασμό των μεμονωμένων αποδείξεων είναι να ταιριάζει το αρχικό αίτημα για κεφάλαια με τα υπόλοιπα μετρητών και αποδείξεων. Μόλις ολοκληρωθεί, ο λογιστής θα συμβιβάσει στη συνέχεια το σύνολο των κεφαλαίων μικρών μετρητών.
Η συμφιλίωση με τα μετρητά περιλαμβάνει τη λήψη του αρχικού υπολοίπου του μικρού ταμείου και την αφαίρεση των συνολικών δαπανών βάσει των επιστρεφόμενων αποδείξεων. Ο λογιστής μπορεί στη συνέχεια να προσθέσει τα μετρητά που υπάρχουν στο κουτί και να τα συγκρίνει με το υπολογισθέν ποσό. Εάν τα στοιχεία ταιριάζουν, η συμφιλίωση με τα μετρητά έχει ολοκληρωθεί. Οι διαφορές ενδέχεται να απαιτούν από τον λογιστή να εντοπίσει το σφάλμα και να ανακαλύψει εάν τα μετρητά είναι υψηλότερα ή χαμηλότερα από τον υπολογισμένο αριθμό. Οι εταιρείες ενδέχεται να μην βλέπουν αυτές τις διαφορές ως ουσιώδεις, με αποτέλεσμα την ατελή συμφιλίωση.
Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία αντιστοίχισης αποδείξεων, ο λογιστής θα δημιουργήσει ένα ημερολόγιο για να καταχωρήσει τις δαπάνες στο λογιστικό βιβλίο. Οι μεγάλοι οργανισμοί μπορούν να καταχωρήσουν το ποσό σε διάφορους λογαριασμούς εξόδων. Οι μικρές επιχειρήσεις μπορεί να επιθυμούν να διαχωρίσουν αυτές τις δαπάνες, ώστε να μην έχουν μεγάλους λογαριασμούς για διάφορα έξοδα. Μόλις αναρτηθεί, ο λογιστής θα υποβάλει αίτημα για αναπλήρωση των κεφαλαίων μικρού μετρητού. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει την αποστολή αιτήματος επιταγής στο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών, αίτηση εξουσιοδότησης από τον ιδιοκτήτη ή διαχειριστή και εξαργύρωση της επιταγής στην τράπεζα της εταιρείας. Τα κεφάλαια θα μπουν στη συνέχεια στο ταμείο για μελλοντική χρήση.
SmartAsset.