Η συμφιλίωση μετρητών είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται για τη σύγκριση των υπολοίπων που βρέθηκαν μεταξύ των καθολικών και του ποσού των μετρητών που υπάρχουν. Αυτή η προσέγγιση είναι απαραίτητη για τις επιχειρήσεις που διατηρούν ένα ταμείο μικρών μετρητών, καθώς και για τη συμφιλίωση του χρηματικού ποσού των τραπεζικών λογαριασμών με τα υπόλοιπα που εμφανίζονται στα λογιστικά αρχεία. Η βασική ιδέα πίσω από τη συμφιλίωση μετρητών είναι ο λογαριασμός όλων των ταμειακών πόρων και η διασφάλιση ότι δεν τίθεται θέμα σχετικά με τα χρήματα που εισπράχθηκαν ή δαπανήθηκαν κατά την υπό εξέταση περίοδο.
Μπορεί να πραγματοποιηθεί συμφιλίωση μετρητών ανά πάσα στιγμή. Δεν είναι ασυνήθιστο για τις επιχειρήσεις που διατηρούν ένα ταμείο μικρών μετρητών για γρήγορες αγορές αντικειμένων κάτω από μια ορισμένη τιμή να πραγματοποιούν τη συμφιλίωση με τα μετρητά τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η διαδικασία αντιστοίχισης των μετρητών στο ταμείο με τα λογιστικά αρχεία μπορεί να πραγματοποιείται σε καθημερινή βάση. Η απόφαση για το πόσο συχνά θα συμμετάσχετε σε αυτόν τον τύπο συμφωνίας εξαρτάται από το ποσό των συναλλαγών που εκτελούνται κάθε μέρα ή την εβδομάδα και τον τύπο των λογαριασμών μετρητών που εμπλέκονται.
Ενώ η διαδικασία διεξαγωγής συμφιλίωσης μετρητών θα διαφέρει από τη μια ρύθμιση στην άλλη, υπάρχουν μερικά βασικά που είναι πιθανό να εφαρμοστούν σε κάθε περίπτωση. Το πρώτο βήμα περιλαμβάνει συνήθως την καταμέτρηση των πραγματικών μετρητών που είναι διαθέσιμα για τον προσδιορισμό του ποσού που είναι αμέσως επαληθεύσιμο. Κατά την εκτέλεση της συμφιλίωσης για το υπόλοιπο των κεφαλαίων που βρέθηκαν σε μια ταμειακή μηχανή, αυτό σημαίνει συνήθως το σύνολο του ποσού του χαρτονομίσματος στο χέρι, στη συνέχεια, επίσης, την καταμέτρηση τυχόν κερμάτων που βρίσκονται επίσης στο μητρώο. Αυτό χρησιμεύει ως βάση για την αντιστοίχιση αυτών των αθροισμάτων με τα ποσά που βρίσκονται στο λογιστικό βιβλίο.
Συνήθως, η εναρμόνιση μετρητών θα προχωρήσει στο καθολικό και η απόσπαση που απαιτείται για τον απολογισμό των εσόδων και των εκταμιεύσεων που έγιναν πρόσφατα από τα ταμειακά αποθέματα. Εδώ, ο στόχος είναι ο λογαριασμός για κάθε μία από αυτές τις συναλλαγές, δημοσιεύοντας χρεώσεις και πιστώσεις, προκειμένου να προσδιοριστεί το ποσό των μετρητών που εμφανίζονται από την τρέχουσα ημερομηνία. Στην ιδανική περίπτωση, ο αριθμός στο βιβλίο θα συμφωνεί με τη φυσική απογραφή των μετρητών που υπάρχουν, καθιστώντας δυνατή την εξέταση των βιβλίων ισορροπημένα και τα σύνολα ακριβή. Σε περίπτωση που υπάρχει κάποια ασυμφωνία, πρέπει να ληφθούν μέτρα για τον εντοπισμό της παρουσίας τυχόν σφάλματος προσθήκης ή αφαίρεσης στα βιβλία ή να επιχειρηθεί να ληφθεί υπόψη η πιθανότητα εκταμίευσης από μετρητά που δεν έχει καταγραφεί στα βιβλία.
Με όλες τις μορφές συμφιλίωσης μετρητών, είναι δυνατόν να υπάρξουν σχετικά γρήγορα αποκλίσεις ταυτότητας, πράγμα που σημαίνει επίσης ότι τα ζητήματα μπορούν να επιλυθούν προτού οι μικρότερες διαφορές οδηγήσουν σε μεγαλύτερες. Για παράδειγμα, η διενέργεια συμφιλίωσης μετρητών στο μητρώο στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας θα βοηθήσει πολύ στην πρόληψη κάθε είδους κλοπής που μπορεί να συμβεί, καθώς και σε καταστάσεις στις οποίες υπάρχουν περισσότερα ρευστά διαθέσιμα που αντικατοπτρίζουν τα λογιστικά αρχεία Το Ο έγκαιρος εντοπισμός των αποκλίσεων αυξάνει τη δυνατότητα ταχείας αναγνώρισης της προέλευσης, πραγματοποιώντας τις απαραίτητες προσαρμογές και προχωρώντας με ακριβές ταμειακό υπόλοιπο.