Οι επιχειρήσεις επωφελούνται από τη δημιουργία ενός προϋπολογισμού που βοηθά στον έλεγχο του τρόπου με τον οποίο ξοδεύονται τα έσοδα. Η δημιουργία της ιδανικής δημοσιονομικής ρύθμισης θα περιλαμβάνει την εξέταση μιας σταθερής και ευέλικτης στρατηγικής προϋπολογισμού, επιλέγοντας τελικά την προσέγγιση που θα παράγει το μεγαλύτερο επίπεδο οφέλους. Ενώ οι δύο τύποι προϋπολογισμού μοιράζονται ορισμένα χαρακτηριστικά, υπάρχει μια βασική διαφορά μεταξύ τους που πρέπει να γίνει καλά κατανοητή πριν γίνει αυτή η τελική επιλογή.
Όπως υποδηλώνουν τα ονόματα για τις δύο στρατηγικές, η μοναδική πιο σημαντική διαφορά μεταξύ ενός σταθερού και ενός ευέλικτου προϋπολογισμού είναι ότι ο πρώτος δεν παρέχει κανένα περιθώριο για την πραγματοποίηση αλλαγών στα στοιχεία γραμμής προϋπολογισμού όταν και καθώς αλλάζουν διάφορα γεγονότα ή περιστάσεις. Αντίθετα, ένας ευέλικτος προϋπολογισμός παρέχει όντως κάποιο περιθώριο για μετατοπίσεις στις κατανομές σε διαφορετικά στοιχεία γραμμής, καθιστώντας δυνατή τη μεταφορά κεφαλαίων από το ένα στοιχείο στο άλλο εάν παραστεί ανάγκη. Ανάλογα με τον τύπο της επιχειρηματικής λειτουργίας που εμπλέκεται, αυτό κάνει την προσέγγιση του ευέλικτου προϋπολογισμού πιο πρακτική.
Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να κατανοήσετε αυτήν τη βασική διαφορά μεταξύ ενός σταθερού και ενός ευέλικτου προϋπολογισμού είναι να εξετάσετε τον ιδιοκτήτη μιας εταιρείας που ετοιμάζει έναν λειτουργικό προϋπολογισμό για μια επερχόμενη λογιστική περίοδο, όπως το επόμενο ημερολογιακό ή οικονομικό έτος. Τα στοιχεία γραμμής προϋπολογισμού θα περιλαμβάνουν την κατανομή κεφαλαίων για πρώτες ύλες, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, κόστος εργασίας και άλλα έξοδα που μπορεί να αλλάξουν ή να μην αλλάξουν κάποια στιγμή κατά τη διάρκεια του έτους. Εάν η εταιρεία έχει επί του παρόντος συμφωνίες πωλητών που εγγυώνται την τιμολόγηση των πρώτων υλών και των υπηρεσιών κοινής ωφέλειας, καθώς και συμβάσεις που αποτρέπουν αλλαγές στο κόστος εργασίας για αυτήν την περίοδο, ένας άκαμπτος προϋπολογισμός που δεν επιτρέπει προσαρμογές μπορεί να λειτουργήσει αρκετά καλά. Δεδομένου ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν μπορούν να εγγυηθούν τουλάχιστον ορισμένες αλλαγές στο λειτουργικό κόστος, είναι σημαντικό να υπάρχει τουλάχιστον κάποια ευελιξία.
Δεδομένου ότι η ικανότητα προσαρμογής είναι σημαντική για τη λήψη απόφασης μεταξύ μιας σταθερής και ευέλικτης χρηματοοικονομικής στρατηγικής, η προβολή πιθανών μεταβολών στα παραγόμενα έσοδα, στους φόρους, στο κόστος κοινής ωφελείας και στην εργασία είναι σημαντική για τη διαδικασία. Είναι ακόμα δυνατό να ακολουθήσετε έναν σταθερό προϋπολογισμό, ακόμη και αν υπάρχει πρόβλεψη για κάποιες αλλαγές, υποθέτοντας ότι το επίπεδο εισοδήματος και τα αποθεματικά της επιχείρησης επαρκούν για να χρησιμοποιήσετε αυτό που είναι γνωστό ως padding για κάθε ένα από τα στοιχεία γραμμής. Το padding απλώς επιλέγει να αυξήσει την αναμενόμενη κατανομή για τα στοιχεία γραμμής κατά ένα ορισμένο ποσοστό, δημιουργώντας ουσιαστικά ένα οικονομικό μαξιλάρι που μπορεί να χρησιμοποιηθεί εάν χρειαστεί. Δεδομένου ότι δεν υπάρχει τίποτα που να υποχρεώνει τους ιδιοκτήτες εταιρειών να δαπανήσουν όλα τα κεφάλαια που διατίθενται σε κάθε στοιχείο γραμμής, είναι δυνατό να χρησιμοποιηθεί μια προσέγγιση σταθερού προϋπολογισμού και να επιτευχθεί ισοσκελισμένος προϋπολογισμός για το έτος.
Δεδομένου ότι δεν έχει κάθε εταιρεία πλεόνασμα να αφιερώσει σε κάθε στοιχείο γραμμής, η επιλογή μεταξύ σταθερού και ευέλικτου προϋπολογισμού μπορεί να περιλαμβάνει τη δομή ενός προϋπολογισμού που διευκολύνει τη μεταφορά κεφαλαίων από το ένα στοιχείο γραμμής στο άλλο, όταν και όταν συμβαίνουν ορισμένα γεγονότα. Για παράδειγμα, ο ευέλικτος προϋπολογισμός θα διευκόλυνε τη μεταφορά κεφαλαίων που προορίζονται για πρώτες ύλες, εάν διαπραγματευθούν χαμηλότερα ποσοστά για αυτά τα υλικά και θα χρησιμοποιούσε αυτή τη διαφορά για την κάλυψη του αυξημένου κόστους εργασίας. Ο συνολικός προϋπολογισμός παραμένει ισοσκελισμένος, αφού πρόκειται για το ίδιο χρηματικό ποσό.
Όταν εξετάζουμε τα πλεονεκτήματα τόσο του σταθερού όσο και του ευέλικτου προϋπολογισμού, δεν υπάρχει μία σωστή επιλογή που να ταιριάζει σε κάθε κατάσταση. Οι σχεδιαστές προϋπολογισμού πρέπει να εξετάσουν ρεαλιστικά τις συνθήκες που περιβάλλουν τη λειτουργία και να προγραμματίσουν τον προϋπολογισμό ανάλογα. Κάτι τέτοιο θα παρέχει την καλύτερη δυνατή πλατφόρμα εργασίας για τη διαχείριση των οικονομικών της εταιρείας και θα βελτιώσει τις πιθανότητες να χρησιμοποιηθούν όλοι οι πόροι με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.