Οι διαχειριστές συντάξεων συχνά διαχειρίζονται ομαδικούς και προσωπικούς λογαριασμούς συνταξιοδότησης για να διασφαλίσουν ότι τα χρήματα αντιμετωπίζονται σωστά. Αυτοί οι επαγγελματίες μπορούν επίσης να χρησιμεύσουν ως σύνδεσμοι μεταξύ εργαζομένων και οικονομικών συμβούλων ή επενδυτών. Είναι συχνά ευθύνη τους να κατευθύνουν ερωτήσεις, να βρίσκουν απαντήσεις και να παραμένουν ενήμεροι για τους νόμους και τα αγάλματα που μπορεί να επηρεάσουν την αύξηση των κεφαλαίων, τη διαθεσιμότητα και τις φορολογικές επιπτώσεις. Συνεπώς, οι θέσεις διαχειριστή συντάξεων ενδέχεται να είναι διαθέσιμες σε εταιρείες χρηματοοικονομικού σχεδιασμού, εσωτερικά τμήματα παροχών υπαλλήλων, παρόχους παροχών τρίτων ή συμβουλευτικές εταιρείες. Μπορούν επίσης να υπηρετούν σε εποπτικές θέσεις, αν και οι απαιτήσεις σταδιοδρομίας είναι πιθανό να εξαρτώνται από την περιοχή κατοικίας.
Τα βασικά καθήκοντα του διαχειριστή των συντάξεων είναι η δημιουργία συνταξιοδοτικών ταμείων και η τακτική ενημέρωση των αρχείων των μελών. Γεγονότα όπως απολύσεις εργασίας και συνταξιοδοτήσεις, θάνατοι, γεννήσεις και διαζύγια είναι πιθανό να επηρεάσουν τους δικαιούχους ενός πελάτη. Η περιγραφή της θέσης του διαχειριστή συντάξεων μπορεί να απαιτεί περαιτέρω τις ακόλουθες δραστηριότητες: μεταφορά χρημάτων σε ή εκτός λογαριασμών μελών ανά αίτημα, έκδοση μηνιαίων ή τριμηνιαίων καταστάσεων και διασφάλιση ότι οι ανάγκες συνταξιοδότησης των πελατών είναι σωστά προγραμματισμένες. Οι διαχειριστές συντάξεων μπορούν επίσης να επεξεργάζονται πληρωμές και να συνεργάζονται με άλλα τμήματα για να διασφαλίσουν την πλήρη νομική συμμόρφωση.
Οι εταιρείες που ειδικεύονται στον οικονομικό προγραμματισμό συχνά παρέχουν στους πελάτες μια πληθώρα υπηρεσιών. Εκτός από το να βοηθούν τους πελάτες να χτίσουν πλούτο μέσω διαφορετικών επενδυτικών οχημάτων, μπορούν επίσης να δημιουργήσουν συνταξιοδοτικά ταμεία. Συνεπώς, οι εργασίες διαχειριστή συντάξεων είναι πιθανό να χρησιμεύσουν ως σύμβουλοι, μέσω των οποίων παρουσιάζουν στους πελάτες διάφορες επιλογές προγραμματισμού συνταξιοδότησης. Αυτοί οι επαγγελματίες μπορούν να παρέχουν δείγματα σχεδίων και υπολογισμών πριν από την εισαγωγή πραγματικών δεδομένων στο κατάλληλο σύστημα, να εντοπίσουν κενά στον τρέχοντα προγραμματισμό παροχών των πελατών και να προωθήσουν τα ισχύοντα οικονομικά πακέτα. Όταν δεν συναντιούνται με πελάτες, οι διαχειριστές συντάξεων μπορούν να ερευνήσουν τις τάσεις της αγοράς και να αναπτύξουν νέες επαφές με υποψήφιους πελάτες.
Όταν εργάζονται με εσωτερική ιδιότητα, οι διαχειριστές είναι πιθανό να αλληλεπιδρούν με πολυάριθμους υπαλλήλους όλη την ημέρα. Οι κύριες λειτουργίες μπορεί να περιλαμβάνουν την προετοιμασία γραπτών ανακοινώσεων για τους συμμετέχοντες ή τους δικαιούχους, συμπεριλαμβανομένων πακέτων εκλογών παροχών, απαντήσεων σε αιτήματα εκτίμησης και αναβαλλόμενων επιστολών. Οι θέσεις διαχειριστή συντάξεων μπορούν επίσης να επαληθεύουν συνταξιοδοτικά οφέλη για διάφορα σχέδια και εκδηλώσεις, να απαντούν σε περιπτώσεις που σχετίζονται με τη σύνταξη από το κέντρο εξυπηρέτησης ανθρώπινου δυναμικού και να επεξεργάζονται υποθέσεις πένθους. Αυτοί οι επαγγελματίες συχνά διατηρούν αρχεία συμμετεχόντων, οπότε η αναθεώρηση και η διόρθωση δεδομένων ως συνεχιζόμενες διαδικασίες επανεξέτασης ή ως απάντηση σε ερωτήσεις που ελήφθησαν μπορεί να συνθέσουν πρόσθετες εργασίες.
Οι πάροχοι παροχών τρίτων παρέχουν συχνά υπηρεσίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού σε μεγάλες και μικρές εταιρείες. Η εργασία διαχειριστή συντάξεων σε αυτήν την περίπτωση ενδέχεται να απαιτεί ζογκλέρισμα πολλών εταιρικών λογαριασμών με εξατομικευμένες ανάγκες. Αυτό συχνά απαιτεί ένα σημαντικό ποσό επικοινωνίας με τους πελάτες, σε περιπτώσεις όπως η απάντηση σε ερωτήσεις των εργαζομένων ή η ανταπόκριση στις ανάγκες του συνδέσμου. Οι πάροχοι τρίτων μπορούν επίσης να πραγματοποιούν εταιρικές παρουσιάσεις για την ενημέρωση των συμμετεχόντων για την απόδοση του λογαριασμού και νέους κανονισμούς ή νόμους που επηρεάζουν τις επιλογές. Εάν προκύψουν σημαντικές αλλαγές στη σταθερότητα των αναδόχων κεφαλαίων, ο διαχειριστής μπορεί επίσης να συμβουλεύει τους πελάτες για τέτοιες εκδηλώσεις και να προσφέρει εναλλακτικές λύσεις.
Οι εποπτικοί διαχειριστές συντάξεων μπορούν να επιβλέπουν μια ολόκληρη ομάδα επαγγελματιών που υπολογίζουν και πληρώνουν συνταξιοδοτικές παροχές για πελάτες. Αυτές οι θέσεις είναι συχνά υπεύθυνες για τις εμπορικές παροχές συνταξιοδοτικού προγράμματος και την παρακολούθηση των διοικητικών διαδικασιών. Τα πρόσθετα καθήκοντα μπορεί να περιλαμβάνουν εκπαίδευση μελών προσωπικού, χειρισμό προβληματισμών πελατών και αναθεώρηση δεδομένων για να διασφαλιστεί η ακρίβεια των αναφορών σύνταξης. Εσωτερικά, αυτοί οι επαγγελματίες μπορούν να επιβλέπουν τον φόρτο εργασίας και να εκχωρούν αρμοδιότητες λογαριασμού, ενώ εξωτερικά μπορούν να επικοινωνούν με εκπροσώπους χορηγών σχεδίων και να βοηθούν στη δημιουργία νέων πακέτων για τις τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες των πελατών.
Τα άτομα που θέλουν να ακολουθήσουν εργασίες διαχειριστή συντάξεων χρειάζονται συχνά τετραετή πτυχία σε επιχειρήσεις, χρηματοοικονομικά ή λογιστικά. Ωστόσο, συγκεκριμένες εκπαιδευτικές και επαγγελματικές απαιτήσεις, είναι πιθανό να εξαρτώνται από την περιοχή στην οποία ζει ένα άτομο. Ορισμένες σταδιοδρομίες διαχειριστή συντάξεων απαιτούν περιφερειακή πιστοποίηση, όπως η ονομασία Qualified Pension Administrator από την American Society of Pension Actuaries. Στο Ηνωμένο Βασίλειο, οι διαχειριστές συντάξεων πρέπει να αποκτήσουν ένα από τα περισσότερα προσόντα που έχουν εγκριθεί από την Αρχή Χρηματοπιστωτικών Υπηρεσιών.