Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι για την οργάνωση της γραφειοκρατίας, ανάλογα με τον τύπο των πληροφοριών που προσπαθεί να διαχειριστεί κάποιος. Για παράδειγμα, μερικοί άνθρωποι μπορεί να χρειάζονται βοήθεια για την αντιμετώπιση της αλληλογραφίας και των διαφόρων εγγράφων που εισέρχονται στο σπίτι τους κάθε μέρα. Άλλοι έχουν ένα ανοργάνωτο γραφείο στο σπίτι, με ένα μπερδεμένο μείγμα ζωτικής σημασίας γραφειοκρατίας και περιττή ακαταστασία. Ακόμα άλλα άτομα μπορεί να έχουν τακτοποιημένα τα χαρτιά τους, αλλά απλώς δεν διαθέτουν χώρο αποθήκευσης για να τα εμποδίσουν. Υπάρχουν πρακτικές λύσεις για καθένα από αυτά τα είδη προβλημάτων. Πολλοί άνθρωποι διαπιστώνουν ότι η καλύτερη επιλογή είναι κάποιος συνδυασμός ταξινόμησης, καθαρισμού, αρχειοθέτησης και αποθήκευσης.
Οι οργανωτικοί εμπειρογνώμονες συχνά έχουν ορισμένους κανόνες για την οργάνωση γραφειοκρατίας ή εξημέρωσης χαρτιού. Για παράδειγμα, ορισμένοι επαγγελματίες συνιστούν να προσπαθείτε να αγγίξετε ένα κομμάτι χαρτί όσο το δυνατόν λιγότερες φορές όταν το αντιμετωπίζετε. Πολλοί άνθρωποι προτείνουν να ανοίξετε το καθημερινό ταχυδρομείο αμέσως και στη συνέχεια να αποφασίσετε εάν θα το απορρίψετε ή θα το καταχωρήσετε, αντί να το βάλετε σε ένα σωρό που θα αντιμετωπιστεί αργότερα. Οι λογαριασμοί που πρέπει να πληρωθούν μπορούν να οργανωθούν σύμφωνα με την ημερομηνία λήξης και μπορεί να είναι χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε ένα ημερολόγιο πληρωμών ή ένα σύστημα υπενθύμισης για να αποφύγετε τις καθυστερημένες πληρωμές.
Η οργάνωση γραφειοκρατίας σε καθημερινή βάση, με τη βοήθεια ορισμένων εργαλείων, μπορεί να βοηθήσει κάποιον να αποφύγει να δημιουργηθεί ακαταστασία. Τα αντικείμενα που μπορεί να είναι χρήσιμα στην αντιμετώπιση των χαρτιών περιλαμβάνουν καλάθια ή δίσκους για εισερχόμενη αλληλογραφία, καθώς και κάδους απορριμμάτων και ανακύκλωσης για την απόρριψη ανεπιθύμητων εγγράφων. Μικρά συνδετικά ή διοργανωτές μπορούν επίσης να είναι χρήσιμα για πράγματα που οι άνθρωποι κουβαλούν μαζί τους τακτικά. Για παράδειγμα, οι άνθρωποι που χρησιμοποιούν κουπόνια όταν ψωνίζουν θα μπορούσαν να επωφεληθούν από έναν φορητό οργανωτή τύπου ακορντεόν.
Όταν επιχειρούν οργάνωση γραφείου στο σπίτι, πολλοί άνθρωποι προτιμούν να οργανώνουν γραφειοκρατία χρησιμοποιώντας φακέλους και ντουλάπια αρχείων ή κουτιά με ετικέτες. Μετά την εξάλειψη των περιττών στοιχείων, τα χαρτιά που παραμένουν στο γραφείο μπορούν να ταξινομηθούν και να κατατεθούν σύμφωνα με συγκεκριμένες κατηγορίες. Κοινά παραδείγματα αυτών περιλαμβάνουν προσωπικές πληροφορίες, ιατρικά αρχεία και οικονομικές πληροφορίες. Τα ανθεκτικά χαρτόνια ή πλαστικά δοχεία μπορεί να είναι χρήσιμα για μακροχρόνια αποθήκευση εγγράφων που δεν χρειάζεται να εξετάζονται τακτικά.
Ένας πρόσθετος υπαινιγμός για την οργάνωση γραφειοκρατίας είναι η μείωση της πραγματικής ποσότητας χαρτιού στο σπίτι. Πολλά έγγραφα μπορούν να σαρωθούν και να αποθηκευτούν σε υπολογιστή ή εξωτερικό σκληρό δίσκο. Κάποιος μπορεί επίσης να δημιουργήσει αρχεία υπολογιστή για προϋπολογισμούς και άλλα αρχεία οικιακής χρήσης, εξαλείφοντας έτσι την περίσσεια χαρτιού. Εάν είναι απαραίτητο, μπορούν να εκτυπωθούν έντυπα αντίγραφα εγγράφων όταν χρειάζεται. Συχνά συνιστάται προσωπική θυρίδα ασφαλείας ή θυρίδα ασφαλείας για την αποθήκευση αναντικατάστατων ή επίσημων εγγράφων.
SmartAsset.