Η οργάνωση εγγράφων είναι μια σημαντική πτυχή της λειτουργίας ενός αποτελεσματικού σπιτιού ή γραφείου. Τα σημαντικά έγγραφα μπορούν να γίνουν βάρος όταν δεν αποθηκεύονται σωστά, οπότε η χρήση μιας από τις πολλές διαφορετικές μεθόδους οργάνωσης μπορεί να βοηθήσει να διατηρηθεί ομαλά το σύστημα αρχειοθέτησης. Τα συστήματα χαρτιού και ηλεκτρονικής αποθήκευσης είναι οι δύο πιο δημοφιλείς μέθοδοι. Μέσα στο καθένα υπάρχουν πολλές ευκαιρίες για οργάνωση με αλφαβητικά πρότυπα ή κατά σημασία. Επιπλέον, υπάρχουν μερικοί κανόνες σχετικά με την απαλλαγή από έγγραφα που βοηθούν στη διατήρηση κάθε συστήματος οργάνωσης αρχείων σε διαχειρίσιμο επίπεδο.
Η πιο παραδοσιακή μέθοδος οργάνωσης εγγράφων είναι η χρήση φυσικών φακέλων και ντουλαπιών αρχειοθέτησης. Αυτό το σύστημα διαχείρισης εγγράφων επιτρέπει την αποθήκευση μεγάλων ποσοτήτων εγγράφων και εγγράφων. Οι χοντροί φάκελοι από χαρτόνι γεμίζουν με έγγραφα και στη συνέχεια τοποθετούνται σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης. Τα περισσότερα ντουλάπια αρχειοθέτησης επιτρέπουν στους φακέλους να κρέμονται από ένα σετ μεταλλικών ράγες για γρήγορη κίνηση και αναδιοργάνωση.
Μια πιο σύγχρονη λύση για τη διατήρηση ασφαλών και συνεχώς διαθέσιμων εγγράφων είναι η χρήση υπολογιστών. Είτε τα έγγραφα σαρώνονται και αποθηκεύονται στο διαδίκτυο είτε χρησιμοποιείται λογισμικό οργάνωσης, αυτό βοηθά στη μείωση της ακαταστασίας. Η ηλεκτρονική οργάνωση εγγράφων τοποθετεί ένα ψηφιακό αντίγραφο σημαντικών εγγράφων είτε στο διαδίκτυο είτε σε έναν σκληρό δίσκο, ώστε να είναι γρήγορη η πρόσβαση σε αυτά αργότερα. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη αποθήκευσης αρχείων χαρτιού, τα οποία μπορούν να καταλάβουν μεγάλο χώρο σε οποιοδήποτε σπίτι ή γραφείο.
Ανεξάρτητα από το αν τα έγγραφα αποθηκεύονται ηλεκτρονικά ή σε φυσική μορφή, υπάρχουν μερικές διαφορετικές μέθοδοι που μπορούν να αποτρέψουν τα αρχεία από ένα μπερδεμένο μπέρδεμα. Η αλφαβητική ταξινόμηση ηλεκτρονικών και φυσικών αρχείων είναι ένας απλός τρόπος οργάνωσης εγγράφων που τα καθιστά διαθέσιμα για γρήγορη ανάκτηση. Η οργάνωση αρχείων ανά κατηγορία είναι επίσης χρήσιμη, διότι ο διαχωρισμός των ψηφιακών φακέλων και χαρτί σε “Car”, “House”, “Tax” και διάφορες κατηγορίες επιχειρήσεων αυξάνει την αποδοτικότητα. Μια άλλη μέθοδος είναι η διαίρεση των φυσικών αρχείων κατά σπουδαιότητα, ώστε εάν τα έγγραφα πρέπει να αφαιρεθούν σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, τα πιο απαραίτητα κομμάτια είναι γρήγορα διαθέσιμα.
Η απόρριψη αρχείων είναι επίσης μια εξαιρετική μέθοδος για την οργάνωση εγγράφων επειδή εμποδίζει τόσο την ηλεκτρονική όσο και τη φυσική συλλογή αρχείων να καταλαμβάνει πολύ χώρο. Ένας γενικός κανόνας είναι ότι όλα τα φορολογικά έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται τουλάχιστον για τρία χρόνια. Κρατήστε περίπλοκα φορολογικά έγγραφα, όπως στοιχεία ελέγχου και αυτοαπασχολούμενα χαρτιά, για έξι χρόνια. Ωστόσο, άλλα αντικείμενα πρέπει να φυλάσσονται για πάντα, όπως κάρτες κοινωνικής ασφάλισης, πιστοποιητικά γέννησης και πιστοποιητικά γάμου.
SmartAsset.