Οι προτάσεις μπορούν να παίξουν σημαντικούς ρόλους σε έναν οργανισμό. Μεγάλα ζητήματα, όπως η χρηματοδότηση ή η αλλαγή πολιτικής, συχνά κερδίζονται ή χάνονται με βάση τις προτάσεις που τα αντιμετωπίζουν. Αυτό σημαίνει ότι η σύνταξη της πρότασης είναι συχνά απαραίτητη. Εκείνοι στους οποίους έχει ανατεθεί το καθήκον μπορούν να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα της πρότασής τους εξετάζοντας τις μεθόδους ανάλυσης κοινού, πειθούς και παρουσίασης.
Η ανάλυση κοινού είναι μια μέθοδος που πολλοί άνθρωποι λανθασμένα αγνοούν. Μια πρόταση πρέπει να είναι ένα πολύ στοχευμένο έγγραφο. Αυτό μπορεί να φαίνεται δύσκολο όταν το κοινό αποτελείται από πολλά άτομα, αλλά ο συγγραφέας θα πρέπει να προσπαθήσει να λάβει μια αξιολόγηση που είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερη. Για να είναι ακριβής η αξιολόγηση, ο συγγραφέας πρέπει να κατανοήσει ποιες είναι οι ανησυχίες του κοινού. Αυτό μπορεί να επιτρέψει στον συγγραφέα να παρουσιάσει αποτελεσματικά πληροφορίες για να καταπολεμήσει τις κρατήσεις και να τονίσει τα σημεία πώλησης.
Η πειθώ είναι ένα από τα κύρια εργαλεία που χρησιμοποιούνται στη σύνταξη προτάσεων. Επομένως, μια συγγραφέας πρέπει να δώσει μεγάλη προσοχή στις μεθόδους πειθούς της. Δεδομένου ότι η σύνταξη πρότασης αφορά συνήθως την ενθάρρυνση της δράσης, μια πρόταση θα πρέπει να κατευθύνει το κοινό προς την κατεύθυνση αυτής της δράσης. Για να είναι αποτελεσματικό ένα τέτοιο έγγραφο, πρέπει να κάνει το κοινό να νιώθει ότι ο συγγραφέας του έχει δώσει τη σωστή απάντηση. Εάν μια πρόταση αφήνει στο κοινό την αίσθηση ότι ο συγγραφέας δεν θέλει να επιβάλει τις απόψεις του, το έγγραφο δεν έχει εξυπηρετήσει το σκοπό του.
Ο συγγραφέας δεν θέλει η πρόταση να εκληφθεί ως άβολο πεδίο πωλήσεων. Αυτό μπορεί να συμβεί εάν το κοινό αισθάνεται ότι ο συγγραφέας προσπαθεί να ξεσκεπάσει ένα θέμα είτε εστιάζοντας στα επιφανειακά οφέλη της προτεινόμενης ιδέας είτε αγνοώντας σκόπιμα πιθανές ανησυχίες. Το άτομο που γράφει μια πρόταση θα πρέπει να έχει εις βάθος γνώση για την προτεινόμενη ιδέα. Όταν υπάρχουν πτυχές που θα μπορούσαν να θεωρηθούν μειονεκτήματα, είναι συχνά καλύτερο να αντιμετωπίζονται άμεσα.
Η σύνταξη της πρότασης απαιτεί επίσης σαφήνεια. Πρέπει να θυμόμαστε ότι, σε πολλές περιπτώσεις, οι προτάσεις παρουσιάζουν λύσεις σε κοινό που δεν γνωρίζει ότι έχει ανάγκη. Αυτό σημαίνει ότι μια αποτελεσματική πρόταση απαιτεί συχνά μια περιγραφή ενός προβλήματος ή μιας περιοχής που μπορεί να βελτιωθεί. Εάν αυτό δεν γίνει ξεκάθαρα και διεξοδικά, η προτεινόμενη ιδέα θα μπορούσε να θεωρηθεί επιπόλαιη ή μπορεί να καθυστερήσει.
Μερικοί συγγραφείς κάνουν επίσης το λάθος να προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν το μήκος προς όφελός τους. Μια άσκοπα μακρά πρόταση μπορεί να έχει αντίθετα αποτελέσματα από αυτά που προορίζονταν. Εάν όλες οι πληροφορίες έχουν παρουσιαστεί με σαφήνεια και έξυπνο τρόπο και δεν υπάρχει τίποτα άλλο να γράψετε, είναι καλύτερο να μην γράψετε τίποτα περαιτέρω.
SmartAsset.