Η διαχείριση αποθεμάτων ανταλλακτικών είναι απαίτηση για εταιρείες που πωλούν ή παράγουν υλικά που άτομα ή εταιρείες χρησιμοποιούν για την επισκευή άλλων ειδών. Συνεργεία επισκευής υπολογιστών, καταστήματα αυτοκινήτων ή σημεία επισκευής, καταστήματα εξοπλισμού παραγωγής και πολλές άλλες επιχειρήσεις έχουν ανάγκη διαχείρισης αποθεμάτων ανταλλακτικών. Οι καλύτερες συμβουλές για αυτήν τη διαδικασία είναι η δημιουργία κάδων και τοποθεσιών για όλα τα μέρη, χωριστά μέρη ανά τύπο, εφαρμογή μετρήσεων κύκλων, χρήση επιχειρηματικής τεχνολογίας για την παρακολούθηση εξαρτημάτων και καθιέρωση εσωτερικών ελέγχων.
Οι περισσότερες εταιρείες χρειάζονται μεγάλους χώρους για την αποθήκευση και διαχείριση αποθέματος εξαρτημάτων. Επιπλέον, τα μικρά μέρη θα πρέπει να φυλάσσονται σε κάδους ή άλλους τύπους αποθήκευσης για να διασφαλιστεί ότι δεν πέφτουν ανάμεσα σε ράφια αποθήκευσης ή χάνονται. Η εγκατάσταση ψηλών ραφιών που επιτρέπουν τη χρήση κάδων είναι απαραίτητη στη διαχείριση αποθεμάτων εξαρτημάτων. Οι εταιρείες χρειάζονται επίσης ένα σύστημα που χρησιμοποιεί αριθμούς ή γράμματα για να τοποθετήσει με ακρίβεια και αργότερα να εντοπίσει μεμονωμένα μέρη. Η χρήση αυτής της ρύθμισης επιτρέπει επίσης στις εταιρείες να διαχωρίσουν το απόθεμα εξαρτημάτων ανά τύπο. Για παράδειγμα, ένα κατάστημα ανταλλακτικών αυτοκινήτων μπορεί να τοποθετήσει όλες τις αντλίες νερού σε ορισμένα τμήματα ραφιών. Αυτό επιτρέπει τον γρήγορο προσδιορισμό των ανταλλακτικών και μπορεί να είναι ευκολότερο για τους εργαζόμενους να θυμούνται πού πηγαίνουν τα μεμονωμένα ανταλλακτικά κατά τον ανεφοδιασμό του αποθέματος.
Οι μετρήσεις κύκλων είναι ένα άλλο σημαντικό μέρος της διαχείρισης αποθεμάτων εξαρτημάτων. Οι περισσότερες εταιρείες πρέπει να μετρούν περιοδικά το απόθεμά τους για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς. Ενώ ορισμένες εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν έναν ετήσιο αριθμό αποθεμάτων, άλλες μπορεί να επιθυμούν τον αριθμό κύκλων. Οι αριθμοί κύκλων απαιτούν από τους υπαλλήλους να αναθεωρήσουν ένα συγκεκριμένο τμήμα των κάδων αποθήκευσης αποθεμάτων της εταιρείας και να μετρήσουν όλα τα μέρη σύμφωνα με τις αναγνώσεις στον υπολογιστή. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία να διαχειρίζεται το απόθεμα εξαρτημάτων και να διασφαλίζει ότι έχει ακριβείς αριθμούς κατά την παραγγελία νέου αποθέματος. Αυτή η διαδικασία καταμέτρησης θα επιτρέψει τυπικά σε μια εταιρεία να μετράει το απόθεμά της αρκετές φορές το χρόνο, ικανοποιώντας τις ετήσιες απαιτήσεις καταμέτρησης αποθεμάτων.
Η επιχειρηματική τεχνολογία είναι ένα πλεονέκτημα για τις εταιρείες που χρειάζονται αναθεώρηση της διαχείρισης αποθεμάτων εξαρτημάτων τους. Οι εταιρείες μπορούν να θεσπίσουν έναν ηλεκτρονικό γραμμωτό κώδικα στο απόθεμα που επιτρέπει στις εταιρείες να παρακολουθούν ηλεκτρονικά το απόθεμα. Χρησιμοποιώντας σαρωτές χειρός, η εταιρεία μπορεί να δώσει οδηγίες στους υπαλλήλους να σαρώσουν το απόθεμα για τακτική καταμέτρηση αποθεμάτων ή όποτε οι υπάλληλοι πωλούν ή μεταφέρουν τα αντικείμενα. Τα προγράμματα υπολογιστών επιτρέπουν την ευκολότερη τήρηση αρχείων και άλλες δραστηριότητες διαχείρισης ανταλλακτικών μακριά από τις τοποθεσίες των μερών της εταιρείας.
Οι εσωτερικοί έλεγχοι αποτρέπουν την κατάχρηση αποθέματος από τους υπαλλήλους. Το να επιτρέπεται σε έναν υπάλληλο να παραγγείλει αποθέματα, να απαιτείται άδεια διαχείρισης για παραγγελίες και κινήσεις αποθεμάτων, να κλειδώνει με ασφάλεια το απόθεμα υψηλής αξίας και οι σταθερές εναρμονίσεις αποθεμάτων είναι οι τυπικές διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου. Οι εταιρείες μπορούν επίσης να θεσπίσουν εσωτερικούς ελέγχους προσλαμβάνοντας μόνο αξιόπιστους υπαλλήλους. Αυτό περιλαμβάνει τη διενέργεια ελέγχων ιστορικού στους υπαλλήλους και την προώθηση μόνο ατόμων με ιστορικό αποδεκτής συμπεριφοράς.
SmartAsset.