Η διαχείριση παγίων είναι μια λογιστική διαδικασία που επιδιώκει να παρακολουθεί την κατάσταση των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένης της θέσης, της κατάστασης και άλλων διακριτικών χαρακτηριστικών κάθε περιουσιακού στοιχείου. Η ιδέα πίσω από αυτή τη διαδικασία είναι να βεβαιωθείτε ότι τα οικονομικά αρχεία της εταιρείας ενημερώνονται συνεχώς για να αντικατοπτρίζουν την πραγματική κατάσταση όλων των παγίων σε σχέση με την τρέχουσα αξία. Υπάρχουν πολλά βήματα που σχετίζονται με την υπεύθυνη διαχείριση παγίων, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης τεχνολογίας για τον προσδιορισμό παρόμοιων περιουσιακών στοιχείων από άλλους, την παρακολούθηση των κινήσεων αυτών των περιουσιακών στοιχείων από τη μία τοποθεσία στην άλλη και τον υπολογισμό τυχόν αποσβέσεων που σχετίζονται με κάθε περιουσιακό στοιχείο κατά τη διάρκεια διαδοχικών φορολογικών περιόδων.
Ένα βασικό στοιχείο της διαχείρισης παγίων περιουσιακών στοιχείων είναι πάντα να γνωρίζουμε πόσες μονάδες ενός συγκεκριμένου ενσώματου παγίου κατέχει η εταιρεία. Για παράδειγμα, μια κατασκευαστική εταιρεία θα παρακολουθεί τον αριθμό των περονοφόρων ανυψωτικών που ανήκουν και λειτουργούν ως μέρος της κανονικής πορείας της παραγωγικότητας των επιχειρήσεων. Αντί να διατηρεί απλώς έναν αριθμό κεφαλής για αυτά τα περονοφόρα ανυψωτικά, σε κάθε περιουσιακό στοιχείο θα αποδίδεται ένας αριθμός παρακολούθησης ή ένας σειριακός αριθμός. Ο αριθμός θα χρησιμοποιηθεί για τον προσδιορισμό του περιουσιακού στοιχείου στα λογιστικά αρχεία και επίσης για την παρακολούθηση σε ποια περιοχή ή τμήμα έχει ανατεθεί κάθε ανελκυστήρας ως μέρος της διαδικασίας παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία να διατηρεί ένα τρέχον απόθεμα και να ανακατανομεί γρήγορα περιουσιακά στοιχεία σε άλλους τομείς όταν και όποτε χρειάζεται, χωρίς να χάσει τα ίχνη του τι χρησιμοποιείται στη συνολική επιχειρηματική λειτουργία.
Η παρακολούθηση της κίνησης των περιουσιακών στοιχείων είναι το κλειδί για την επιτυχία οποιασδήποτε στρατηγικής διαχείρισης παγίων. Ανάλογα με τη φύση της επιχείρησης, αυτή μπορεί να είναι μια πολύ απλή διαδικασία που απαιτεί από τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν ένα αρχείο καταγραφής σύνδεσης καθώς ο εξοπλισμός και άλλα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης μετακινούνται από το ένα τμήμα στο άλλο. Σε άλλες ρυθμίσεις, η χρήση ηλεκτρονικών σαρωτών καθιστά δυνατή την αναφορά κινήσεων σε μια κεντρική εγκατάσταση παρακολούθησης, με λογισμικό διαχείρισης στοιχείων που χρησιμοποιείται για τη λήψη δεδομένων από τους σαρωτές και την αυτόματη ενημέρωση της θέσης κάθε σαρωμένου στοιχείου. Η χρήση της σύγχρονης τεχνολογίας είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν μεταφέρονται ενσώματα περιουσιακά στοιχεία μεταξύ εγκαταστάσεων, καθώς οι σαρωτές καθιστούν δυνατή την ένδειξη ώρας και ημερομηνίας για κάθε κίνηση, παρέχοντας βασικά δεδομένα για τη διαχείριση των αποθεμάτων και τον υπολογισμό των φόρων για κάθε εγκατάσταση.
Η διαχείριση παγίων δεν αφορά μόνο την παρακολούθηση των περιουσιακών στοιχείων που βρίσκονται και που βρίσκονται. Η διαδικασία περιλαμβάνει επίσης την εκτίμηση των αποσβέσεων που προκύπτουν για κάθε περιουσιακό στοιχείο κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης φορολογικής περιόδου. Και πάλι, το λογισμικό σήμερα καθιστά τη διαδικασία πολύ πιο εύκολη στη διαχείριση, αφού η αλλαγή στην αξία προσδιορίζεται και καταγράφεται χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα λογισμικού. Με αυτόν τον τρόπο καθίσταται δυνατός ο γρήγορος προσδιορισμός του ποσού των φόρων που οφείλονται στο περιουσιακό στοιχείο για οποιαδήποτε δεδομένη περίοδο. Ως αποτέλεσμα, η εταιρεία είναι σε θέση να γνωρίζει πάντα την τρέχουσα αξία των περιουσιακών στοιχείων, καθώς και να χρησιμοποιεί ιστορικά στοιχεία για την τεκμηρίωση απαιτήσεων για αποσβέσεις που κατατέθηκαν σε προηγούμενες φορολογικές περιόδους.
SmartAsset.