Το μητρώο παγίων περιουσιακών στοιχείων είναι ένα αρχείο όλων των περιουσιακών στοιχείων που κατέχει μια επιχείρηση και τα οποία προορίζονται να χρησιμοποιηθούν για επιχειρηματικούς σκοπούς και όχι να εκποιηθούν για κέρδος. Ένα τέτοιο αρχείο απαιτείται από το νόμο στις Ηνωμένες Πολιτείες για φορολογικούς σκοπούς. Η τήρηση μητρώου παγίων περιουσιακών στοιχείων περιλαμβάνει τη συλλογή λεπτομερών πληροφοριών για όλα τα πάγια στοιχεία που έχει στην κατοχή της μια εταιρεία. Παραδείγματα παγίων περιουσιακών στοιχείων περιλαμβάνουν τα μηχανήματα και τον εξοπλισμό που χρησιμοποιούνται για την παραγωγή προϊόντων και τη γη και τις εγκαταστάσεις στις οποίες διεξάγονται οι επιχειρήσεις.
Καθ’ όλη τη διάρκεια της ύπαρξής της, μια εταιρεία πρέπει να αγοράσει διαφορετικά είδη που της επιτρέπουν να διεξάγει επιχειρηματική δραστηριότητα. Αυτά τα είδη αποτελούν ιδιοκτησία της επιχείρησης και είναι ξεχωριστά από τα αγαθά και τις υπηρεσίες που πουλά η εταιρεία στους πελάτες της. Γνωστά και ως πάγια στοιχεία ενεργητικού, αυτά τα στοιχεία πρέπει να παρακολουθούνται ανά πάσα στιγμή, όχι απλώς για να συμμορφώνονται με τη φορολογική νομοθεσία, αλλά για να μπορεί η εταιρεία να γνωρίζει το κόστος που συνδέεται με όλα τα περιουσιακά της στοιχεία. Δεδομένου ότι συμβαίνει αυτό, ένα λεπτομερές μητρώο παγίων στοιχείων ενεργητικού είναι ζωτικής σημασίας για τη λειτουργία οποιασδήποτε επιχείρησης.
Το πιο προφανές στοιχείο οποιουδήποτε μητρώου παγίων περιουσιακών στοιχείων είναι μια λεπτομερής λίστα όλων των στοιχείων που πληρούν τις προϋποθέσεις ως πάγια στοιχεία. Αυτά τα περιουσιακά στοιχεία δεν μπορούν εύκολα να πουληθούν σε μετρητά, ούτε προορίζονται για αυτόν τον σκοπό. Για παράδειγμα, ένα κομμάτι μηχανήματος που χρησιμοποιείται για την κατασκευή ενός συγκεκριμένου προϊόντος θα ήταν ένα συγκεκριμένο παράδειγμα πάγιου περιουσιακού στοιχείου. Τα πάγια περιουσιακά στοιχεία μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν λιγότερο συγκεκριμένα στοιχεία, όπως πνευματικά δικαιώματα ή διπλώματα ευρεσιτεχνίας, επειδή αυτά τα στοιχεία έχουν τη δική τους αξία.
Η αποτίμηση των περιουσιακών στοιχείων που βρίσκονται στην κατοχή μιας εταιρείας είναι επίσης απαραίτητο μέρος ενός μητρώου παγίων περιουσιακών στοιχείων. Αυτό είναι απαραίτητο για φορολογικούς σκοπούς και μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο για την εταιρεία όσον αφορά τη γνώση του είδους της ασφάλισης που απαιτείται για την προστασία των παγίων περιουσιακών στοιχείων. Μια εταιρεία που κάνει αποτίμηση των παγίων που διαθέτει πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη τις αποσβέσεις. Η απόσβεση είναι η αξία που χάνει ένα περιουσιακό στοιχείο κατά τη διάρκεια της χρήσης του και οι εταιρείες επιτρέπεται να διαγράψουν την απώλεια αυτής της αξίας στις φορολογικές τους δηλώσεις.
Ένα αποτελεσματικό μητρώο παγίων περιουσιακών στοιχείων θα περιλαμβάνει όσες περισσότερες λεπτομερείς πληροφορίες για τα περιουσιακά στοιχεία μπορούν να συμπεριληφθούν. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει πού βρίσκονται τα είδη, πού αγοράστηκαν και πότε απαιτείται συντήρηση για τα είδη. Οι σειρικοί αριθμοί και οι γραμμικοί κώδικες επιτρέπουν την εύκολη παρακολούθηση όλων των στοιχείων στις πηγές τους και συνήθως περιλαμβάνονται σε μητρώα για αυτόν τον λόγο.