Η παρακολούθηση παγίων στοιχείων είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται από επιχειρήσεις και οργανισμούς για να παρακολουθούν όλα τα μακροπρόθεσμα ή πάγια περιουσιακά στοιχεία. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν την παρακολούθηση παγίων περιουσιακών στοιχείων ως μέρος της λογιστικής τους διαδικασίας και για πρόληψη κλοπής, σκοπούς απόσβεσης και έλεγχο αποθεμάτων. Η προσπάθεια να παρακολουθείτε καλύτερα τα πάγια περιουσιακά στοιχεία σημαίνει τον εντοπισμό αυτών των περιουσιακών στοιχείων, τον προσδιορισμό του συστήματος που θα χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθησή τους και την ενημέρωση των στοιχείων ενεργητικού στο σύστημα παρακολούθησης ανά πάσα στιγμή. Η διασφάλιση ότι όλοι οι εργαζόμενοι σε μια εταιρεία είναι εξοικειωμένοι με το σύστημα, μπορεί επίσης να διασφαλίσει ότι οι πληροφορίες σχετικά με τα πάγια περιουσιακά στοιχεία παραμένουν τρέχουσες.
Ο εντοπισμός όλων όσων απαιτούν παρακολούθηση παγίων στοιχείων μπορεί να είναι η πρώτη πρόκληση. Perhapsσως ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να ξεκινήσετε την παρακολούθηση όλων των περιουσιακών στοιχείων καθώς εισέρχονται στην εταιρεία, ξεκινώντας από την Ημέρα 1 της επιχείρησης, αν όχι πριν. Συνιστάται η προσθήκη πληροφοριών νέου πάγιου στοιχείου σε σύστημα παρακολούθησης προτού το περιουσιακό στοιχείο φύγει από τα χέρια του αγοραστή. Αυτό διασφαλίζει ότι ένα περιουσιακό στοιχείο δεν εξαφανίζεται πριν καν αναγνωριστεί η παρουσία του.
Η παρακολούθηση παγίων περιλαμβάνει επίσης την επιλογή ενός συστήματος που θα χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση, είτε πρόκειται για ένα απλό πρόγραμμα λογισμικού υπολογιστή, είτε για σύστημα γραμμωτού κώδικα είτε για σύστημα ετικετών αναγνώρισης ραδιοσυχνοτήτων (RFID). Τέτοια συστήματα μπορούν να απλοποιήσουν την παρακολούθηση δημιουργώντας ένα πρόγραμμα αποσβέσεων και παράγοντας αναφορές και πληροφορίες απαραίτητες για τις λογιστικές διαδικασίες. Το καλύτερο σύστημα παρακολούθησης για μια συγκεκριμένη εταιρεία θα είναι αυτό που έχει σχεδιαστεί για να χειρίζεται το ποσό των παγίων που παρακολουθούνται, είτε είναι μεγάλη είτε μικρή.
Ένα κλειδί για την επιτυχή παρακολούθηση των παγίων στοιχείων είναι η ενημέρωση των στοιχείων για τα περιουσιακά στοιχεία. Για παράδειγμα, εάν ένα φορτηγό είναι εισηγμένο ως περιουσιακό στοιχείο της εταιρείας, αλλά συνολικά σε αυτοκινητιστικό ατύχημα, δεν είναι πλέον περιουσιακό στοιχείο. Θα πρέπει να αφαιρεθεί από το σύστημα παρακολούθησης. Σε αντίθετη περίπτωση, το όχημα θα συνεχίσει να υπολογίζεται ως φορολογητέο περιουσιακό στοιχείο. Εάν η εταιρεία είναι αρκετά μεγάλη και η επικοινωνία χαλάσει, η έλλειψη ενημερωμένων πληροφοριών παρακολούθησης θα μπορούσε να οδηγήσει σε άλλα προβλήματα εάν, για παράδειγμα, ένας υπάλληλος πιστεύει ότι θα μπορεί να χρησιμοποιήσει το όχημα της εταιρείας για ταξίδι που σχετίζεται με την εργασία, αγνοώντας ότι δεν είναι πλέον διαθέσιμο.
Ένας εύκολος τρόπος για να είστε βέβαιοι ότι η παρακολούθηση των παγίων είναι στα καλύτερά της είναι να συμμετέχετε στους υπαλλήλους της εταιρείας. Εάν ένας εργαζόμενος πρόκειται να χρησιμοποιήσει ένα περιουσιακό στοιχείο της εταιρείας, βεβαιωθείτε ότι δεν μπορεί να το πάρει χωρίς να το ελέγξει επίσημα στο όνομά του. Καθορίστε τις συνέπειες για την αποτυχία επίσημου ελέγχου του περιουσιακού στοιχείου όταν τελειώσετε με αυτό και δώστε έμφαση στη σημασία της επισήμανσης τυχόν προβλημάτων με το περιουσιακό στοιχείο μόλις γίνουν αντιληπτά. Διαφορετικά, το σύστημα παρακολούθησης μπορεί να αντικατοπτρίζει με ακρίβεια ποιος είχε το αυτοκίνητο και πού βρισκόταν τελευταία, και αυτό νικά έναν σημαντικό σκοπό των προσπαθειών παρακολούθησης παγίων.
SmartAsset.