Κατά τη σύνταξη μιας σύμβασης, πολλά άτομα και επιχειρήσεις απευθύνονται σε δικηγόρο. Αν και είναι πάντα σκόπιμο να συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο ή να αναθεωρήσετε οποιαδήποτε συμφωνία προτού υπογραφεί, μπορεί κανείς να εξοικονομήσει πολλά χρήματα σε νομικές αμοιβές γράφοντας μια βασική σύμβαση χωρίς τη βοήθεια δικηγόρου. Μεταξύ των καλύτερων συμβουλών για τη σύνταξη μιας σύμβασης είναι η σύνταξη σε απλή γλώσσα, η χρήση ή η βάση της σύμβασης σε ένα γενικό έντυπο σύμβασης, η σαφής και πλήρης αναγνώριση όλων των εμπλεκόμενων μερών, η πρόβλεψη και η καταγραφή τυχόν πιθανών προβλημάτων και η εξέταση από δικηγόρο πριν υπογεγραμμένος.
Πρώτον – και ίσως το πιο σημαντικό – θα πρέπει να αποφευχθεί η χρήση πολλών μπερδεμένων νομικών. Εκτός εάν το άτομο που συντάσσει τη σύμβαση είναι δικηγόρος που γράφει για έναν άλλο δικηγόρο, είναι καλύτερο η σύμβαση να είναι γραμμένη σε γλώσσα που μπορεί να κατανοήσει ο μέσος μη ειδικός. Όσο πιο εύκολο είναι να κατανοηθεί μια σύμβαση, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να γίνει αργότερα αντικείμενο σύνθετων διαφορών.
Ένα γενικό έντυπο σύμβασης μπορεί να ληφθεί και να χρησιμοποιηθεί ως σημείο εκκίνησης για τη σύνταξη μιας σύμβασης. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να συνταχθεί μια συμφωνία ενοικίασης, υπάρχουν πολλά δωρεάν έντυπα υποδείγματος συμφωνίας ιδιοκτήτη/ενοικιαστή διαθέσιμα στο διαδίκτυο. Η διατύπωση μπορεί να αλλάξει και να προστεθούν ειδικές ρήτρες ανάλογα με τις ανάγκες.
Τα νομικά ονόματα όλων των εμπλεκομένων μερών θα πρέπει να αναφέρονται σαφώς στην πρώτη παράγραφο. Τα άτομα θα πρέπει να προσδιορίζονται από το πλήρες όνομα και το επώνυμό τους, τα μεσαία αρχικά τους και οποιαδήποτε άλλα προθέματα ή επιθήματα που μπορεί να ισχύουν. Οι εταιρείες θα πρέπει να προσδιορίζονται σωστά ως τέτοιες με την πλήρη νομική τους επωνυμία. Εάν ο συντάκτης του συμβολαίου δεν είναι σίγουρος για το νόμιμο όνομα μιας εταιρείας, θα πρέπει να ελέγξει τα δημόσια αρχεία στη δικαιοδοσία όπου έχει συσταθεί η εταιρεία.
Κατά τη σύνταξη ενός συμβολαίου, θα πρέπει κανείς να είναι προσεκτικός με τους καταλόγους. Εάν πριν από μια λίστα υπάρχει η λέξη «συμπεριλαμβανομένου», η προσθήκη της φράσης «αλλά δεν περιορίζεται σε» είναι καλή ιδέα. Εκτός και αν η λίστα είναι all inclusive, ένα άτομο που υπογράφει τη σύμβαση θα μπορούσε να καταλήξει στο δικαστήριο αργότερα εξηγώντας γιατί ένα συγκεκριμένο αμφισβητούμενο σημείο δεν συμπεριλήφθηκε σε αυτόν τον κατάλογο.
Η πρόβλεψη των πιθανών προβλημάτων και των σεναρίων «τι θα γινόταν αν» που θα μπορούσαν να αναπτυχθούν στο δρόμο είναι πάντα μια σοφή ιδέα. Μια γραπτή συμφωνία θα πρέπει να τους καλύπτει, μόνο σε περίπτωση που προκύψει πράγματι μια τέτοια κατάσταση. Κατά τη διάρκεια του καταιγισμού ιδεών, θα πρέπει να έχετε ένα σημειωματάριο για να γράφετε ιδέες για ρήτρες και ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν κατά τη σύνταξη μιας σύμβασης, ώστε να μην ξεχαστούν.
Η σύμβαση πιθανότατα θα περάσει από πολλά προσχέδια και αναθεωρήσεις πριν από την υπογραφή της τελικής συμφωνίας. Για να αποφευχθεί η σύγχυση, κάθε σχέδιο θα πρέπει να έχει ημερομηνία και αρίθμηση στην κορυφή της πρώτης σελίδας. Επίσης, συνέστησε να γράφεται ή να σφραγίζεται η λέξη “DRAFT” σε κάθε σελίδα για να αποφευχθεί η κατά λάθος υπογραφή του λανθασμένου σχεδίου. Επίσης, εάν τα πρόχειρα είναι αποθηκευμένα σε υπολογιστή, κάθε έκδοση θα πρέπει να αποθηκεύεται με διαφορετικό όνομα αρχείου, με αυξανόμενους αριθμούς να δίνονται σε κάθε επόμενη έκδοση. Για παράδειγμα, ένα πρώτο προσχέδιο μπορεί να ονομάζεται “πρόχειρο1”, ακολουθούμενο από “σχέδιο2”, “σχέδιο3” και ούτω καθεξής.
Όλες οι σελίδες της τελικής συμφωνίας θα πρέπει να εκτυπωθούν στο ίδιο απόθεμα και ποιότητα χαρτιού. Αυτό θα διασφαλίσει ότι δεν θα προκύψουν αργότερα ερωτήσεις σχετικά με πιθανές νέες σελίδες που θα προστεθούν μετά την υπογραφή της αρχικής σύμβασης. Κάθε συμβαλλόμενο μέρος θα πρέπει επίσης να μονογράψει κάθε σελίδα της σύμβασης για να αποφύγει τους ισχυρισμούς ότι οι σελίδες αντικαταστάθηκαν. Ως τελευταία συμβουλή, αφού όλα τα μέρη υπογράψουν τη συμφωνία με μπλε μελάνι θα διακρίνει το πρωτότυπο συμβόλαιο από τυχόν φωτοτυπίες που έχουν γίνει.